Projectmanagement FAQ

Wat is “projectmanagement”?

Projectmanagement is het beheersen van projecten. Het doel daarvan is om een project op tijd, binnen budget, volgens afspraak en in relatieve harmonie voor elkaar te krijgen. Een project kent vele definities, maar het meest wordt er onder verstaan: een resultaat of doel dat je wilt bereiken binnen een afgebakende tijd met een groep mensen. Bij projecten hoort ook altijd een element van onzekerheid en risico.

Wat zijn kernwaarden van projectmanagement?

Het hangt een beetje af van welke benadering of welke school je kiest voor projectmanagement, maar meestal kom je deze elementen tegen:

  • transparantie (ook over dingen die onzeker of risicovol zijn)
  • betrouwbaarheid (dus “afspraak is afspraak”)
  • gefaseerde, gestructureerde aanpak
  • plannen, meten en controleren van projectvoortgang op basis van ‘meetbare waarden” (dus geen ‘vaagheid’)
  • eerst denken dan doen (planmatig werken)

Hoe vaak mislukken projecten?

Hier vind je in verschillende studies verschillende getallen over maar kijk niet verbaasd op als die in lijn liggen met: 2/3 van de projecten gaan over het budget heen en gemiddeld duren projecten 2x zo lang dan gepland. Lastig aan deze getallen is de vraag wanneer je een project als ‘mislukt’ beschouwt. Is een project dat langer duurt mislukt? Is het mislukt omdat het duurder is geworden? Als mensen niet tevreden zijn met het resultaat? Maar als er halverwege besloten is om het project uit te breiden, is het dan nog steeds mislukt?

Verder spelen bij met name grote projecten politieke elementen een rol. Is het project van de aanleg van de Noord/Zuidlijn een mislukt project? Is de invoering van het VMBO onderwijs gelukt of mislukt? Is het plaatsen van windmolens voor de kust van IJmuiden een succes of niet? Afhankelijk van de politieke kleur zal het antwoord positief of negatief zijn. De beeldvorming tenslotte in de media helpt ook niet. Het is niet erg interessant nieuws om te schrijven als een project dat binnen budget en op tijd klaar was.

Maar gezien de statistieken en beeldvorming mogen we zeker concluderen dat projecten doen een uitdagende bezigheid is!

Waarom zijn projecten (vaak) te laat?

Er kan veel misgaan in een project. Dit kan al direct bij de start gebeuren: een projectopdracht is niet duidelijk, er is miscommunicatie. En dan nog een hele lijst van oorzaken: er is te weinig tijd voor het project of te weinig geld. Of er is juist te veel tijd en geld waardoor er te weinig urgentie ervaren wordt. Het team valt uit elkaar, mensen doen te veel projecten tegelijk, rollen en taken zijn onduidelijk, er is gebrek aan besluitvaardigheid of juist sprake van drammerigheid en nog meer. Zie bijvoorbeeld hier

Een ervaren projectleider zal gevoel ontwikkelen voor valkuilen en daar een antwoord op hebben. Soms kan een eenvoudige planningstechniek helpen, soms een visualisatie van de dilemma’s bij een besluit, soms moet er meer in het sociale domein gehandeld worden (teamvorming, motivatie, conflicten) . Het zijn maar een paar voorbeelden van de ‘gereedschapskist’ van een projectleider.

Hoe kijken jullie aan tegen al die verschillende projectmanagement methodes zoals Prince2, PMI, V-model, Projectmatig creëren, PMW, enzovoort?

De verschillende projectmanagement methodes beschrijven in feite de gereedschapskist van een projectleider en een ‘taal’ die projectleden met elkaar spreken zodat taken en verantwoordelijkheden beter afgesproken kunnen worden. Maar er is veel overlap tussen de verschillende aanpakken. Ze gaan allemaal uit van een gestructureerde fasering van projecten en beheersing van die fases. De ene methode zal iets meer nadruk leggen op de menskant en de andere meer op procedurele en administratieve aspecten van een project.

Maar of je iets een fase  (PMW) of een werkpakket (Prince2) noemt, in beide gevallen komt het neer op een groepering van werkzaamheden met een tussenresultaat. Je zou projectmanagement ook wel de kunst van het ‘stappenplan’ kunnen noemen.

Het is voor de opleiding van een projectleider verstandig om een van de bekende methodieken te leren en de andere te verkennen (om in te zien dat het in essentie erg op elkaar lijkt). Een maal bekend met een projectaanpak is het niet zo moeilijk om in een andere ‘stijl’ te werken.

Kan een projectmanagement methode ook niet verstikkend werken?

Ja dat kan. Sommige methodes, met name Prince2 en PMI zijn zo gestructureerd dat het risico ontstaat dat je als projectleider meer bezig bent met ‘projectbureaucratie’ dan met resultaat boeken. We moeten als projectleden er nu eenmaal mee leven dat projecten in zekere mate onzeker zijn of misschien zelfs wel chaotisch. Dan is het aanbrengen van structuur alleen nuttig als dat ook kan. Met andere woorden: als een project te veranderlijk is of in een te chaotische omgeving plaatsvindt dan kan het aanbrengen van structuur soms eenvoudigweg niet. Of leidt het tot schijnstructuur (veel regels afspreken en administreren zonder dat de regels nageleefd worden). Een projectmatige schepping van een roman of theaterstuk zal vermoedelijk tot een saai boek of voorstelling leiden. Een ondernemer van een startup moet je niet te veel vastpinnen met structuren. Een webapp die voortdurend verandert is nooit klaar. Mogelijk kan een projectteam in dit soort gevallen dan het project beter onder controle krijgen met een agile aanpak.

Heeft een projectleider dan altijd dezelfde aanpak?

Hoe ervarener een projectleider is, hoe meer hij kan ‘spelen’ met de projectmanagement technieken. Soms moet er een uitgebreid project opgetuigd worden met een dik en goed doordacht projectplan, soms is een gesprek met het projectteam al genoeg om een project op gang te krijgen. Veel projecten hebben meer structuur nodig, een enkel project juist minder (of soms een andere structuur). Als er een factor is die nog veel meer bepaalt of een project succesvol zal zijn dan de ‘juiste’ projectmanagement aapak dan is het wel: een goed team.

Waarom is goed projectmanagement belangrijk?

Goed projectmanagement leidt tot minder risico’s, lagere projectkosten en minder stress bij de projectleden. En versnelling van het project natuurlijk. Hoeveel hebben mislukte projecten gekost? Wat als we de kans op mislukking kunnen verlagen met 20, 30, 50% door beter projectmanagement? Al is het maar door beter te filteren op kansloze projecten en die niet te beginnen.

Nog belangrijker zijn de minder zichtbare kosten: Hoeveel kost het als jouw bedrijf een half jaar later met een nieuw product komt. Wat zijn de kosten van een organisatie die niet goed kan veranderen (immers projecten zijn veranderingen)? Wat zijn de kosten van medewerkers die stress hebben van niet goed lopende projecten?

Een goed lopende projectorganisatie betekent dat je organisatie in staat is om te innoveren. Dat is misschien wel de belangrijkste reden waarom een goede projectorganisatie belangrijk is.

Moeten veranderingen altijd projectmatig of is het soms beter om te veranderen door middel van een andere benadering?

Projecten gaan over veranderingen (een nieuw product, een verbetering, een aanpassing in de organisatie, enzovoort) maar het is niet de enige manier om te veranderen. Projectmanagement werkt goed als er een duidelijk eindresultaat is te bepalen, zoals in de bouw, industrie of bij productontwikkeling. Maar als een project meer op het sociale domein komt kan een andere benadering beter zijn. Als een projectdoel is dat (de mensen van) een organisatie klantvriendelijker moet(en) handelen dan zijn cultuurveranderingstrajecten, onderwijsprogramma’s, motivatie onderzoeken of coachingstrajecten waarschijnlijk meer op hun plaats dan een project met ‘harde’ doelstellingen. Een dergelijk traject kan overigens weer wel projectmatig worden georganiseerd (dus met een gefaseerde opzet).

Wat is het verschil tussen projectmanagement en projectmatig werken?

Eigenlijk is er geen verschil. Soms wordt met projectmatig werken een soort ‘lichtere’ versie van projectmanagement bedoeld, waarbij er wat minder ingewikkelde technieken worden ingezet. Maar meestal worden de termen door elkaar gebruikt. Om die reden hebben wij onze cursus ook projectmanagement / projectmatig werken genoemd.

Waarom duurt jullie projectmanagement opleiding 3 dagen?

We zijn van mening dat dit genoeg is om alle essentiële kennis en technieken te behandelen. Alhoewel je na de cursus niet ‘ineens’ een ervaren projectleider bent, heb je dan wel een goed gevulde ‘gereedschapskist’ voor projectleiders. Het vervolg van het leertraject bestaat er dan uit het geleerde toe te passen in de praktijk. Na een paar jaar kan je dan zien waar de volgende ontwikkelpunten voor jou als projectleider liggen.

Hoe lang duurt het voordat je een ervaren projectleider bent?

Reken op een paar jaar. Beginnende projectleiders zullen veel meer willen vasthouden op de technieken en methodes, meer ervaren projectleiders zullen zich meer op de mensen richten. Naar onze ervaring zie je dat hoe meer ervaring een projectleider heeft, hoe meer hij of zij zich zal richten op ‘simpele’ oplossingen in plaats van uitgebreide projectmanagement methodes of tools. De kunst is om te overzien welke simpele interventies het beste resultaat zullen hebben.

Hoe ziet de ideale projectleider eruit?

Die vraag kan je zo beantwoorden. Projecten zijn inhoudelijk te verschillend. Een projectleider die bezig is met de ontwikkeling van een nieuw vaccin heeft andere kwaliteiten nodig dan een projectleider die de markt probeert te veroveren met elektrische auto’s. Er zijn veel verschillende soorten projectleiders die andere competentieprofielen hebben. Elke ‘soort’ projectleider kan succesvol zijn als hij werkt in de juiste omgeving.

Organisaties verschillen misschien namelijk nog meer. Een project doen in de zorg vraagt een geheel andere stijl dan een project doen bij een startup of bij een grote multinational. Een projectleider bij de overheid zal meer politieke antennes moeten hebben dan een projectmanager bij een importeur van auto-onderdelen. Projecten doen in de kunst- of cultuursector vraagt om weer een andere politieke sensitiviteit. Deel van de ontwikkeling tot een ervaren projectleider is het zelfonderzoek om te kijken in welke omgeving en bij welke soort projecten je het beste tot je recht komt als projectleider

Projectmanagement in de zorg, projectmanagement bij de overheid? Zijn daar aparte opleidingen voor nodig?

Naar onze bescheiden mening heb je niet een aparte opleiding “projectmanagement in de zorg, overheid, of welke sector dan ook nodig. De basiskennis is voor alle sectoren gelijk en ook de technieken zijn hetzelfde. Alleen het toepassen van bepaalde technieken werkt (soms) net even anders. Een gedetailleerde planning maken in een organisatie die politiek gestuurd wordt (overheid, maar ook bijvoorbeeld NGO’s of stichtingen en verenigingen) is minder effectief dan in een commerciële organisatie. We behandelen de verschillen in onze opleidingen voor projectleiders waarbij het belangrijkste is dat de projectleider in opleiding weet wat waar wel en niet toe te passen. Door het samenbrengen van een gemengde groep uit zowel profit als non-profit organisaties met verschillende organisatieculturen leren de deelnemers bovendien veel van elkaar.

Hoe kan ik een meer leren over projectmatig werken en projectmanagement?

Kijk bijvoorbeeld hier in onze eigen open source beschrijving van projectmanagement. Verder is de Nederlandstalige pagina van Wikipedia wat summier, maar de Engelstalige Wikipedia geeft een uitgebreide  inleiding op projectmanagement.

Kijk verder bijvoorbeeld ook op de websites van internationale projectmanagement instituten of initiatieven om kennis te delen: