Ontwikkelen als projectleider?

Volg een opleiding en meer tips

Hoe word ik een (betere) projectleider / projectmanager?

Regelmatig krijgen wij de vraag hoe je een projectleider wordt en als je het al bent hoe je je verder kan ontwikkelen tot een betere projectleider. Overigens bedoelen we hier naast projectleiders ook projectmanagers, sommige organisaties maken daar onderscheid tussen (een projectmanager is dan vaak ‘hoger’ dan een projectleider), maar meestal worden de beide termen door elkaar gebruikt. En wij doen dat hier ook.

Beginnen met projectleiderschap

Als je nog nooit een project hebt geleid en je wordt –al dan niet gepland- projectleider, waar dan op te letten? De ervaring leert dat veel projectleiders in het vak rollen zonder dat ze daar zelf echt voor gekozen hebben, laat staan dat het een jongens- of meisjesdroom is. Je blijkt gewoon diegene te zijn die organisatorisch talent heeft en daardoor komt dat moment dat je gevraagd wordt om het management van een project op je te nemen.

Ok, je neemt het besluit om het project op je te nemen en je start je eerste project. Wat is ons advies?

1. Doe een opleiding projectmanagement. Logisch dat wij adviseren gezien ons product. Maar het heeft zeker ook een reden: vrijwel alle cursisten in die nog relatief kort een projectleider zijn melden ons na afloop van de cursus dat ze “die cursus nog veel liever veel eerder hadden gedaan!”. Trouwens ook ervaren projectleiders die nog nooit een opleiding gedaan hadden zeggen dat vaak.
2. Als er geen budget is voor een cursus of opleiding lees dan in ieder geval een goed boek over projectmanagement, liefst een praktisch boek (dus niet een Prince2 boek, geen IPMA of PMI boek, dat is in 95% van de gevallen teveel informatie waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet). Bedenkt dat als ze jou graag als projectmanager willen dat er vast ook wel budget is voor een cursus projectmanagement
3. Zoek begeleiding van een senior als projectcoach. Let hierbij wel op dat het iemand is die ver genoeg van het project staat en geen belang heeft bij het projectresultaat (dus niet je opdrachtgever).
4. Je hebt dus “ja” gezegd tegen het projectleiderschap, maar zeg niet direct “ja” tegen het project. Je bent niet de eerste die opgezadeld wordt met een ‘prachtige’ klus, die daarna feitelijk onhaalbaar blijkt. Misschien zelfs dat een ervaren projectleider direct al doorgehad had dat het project niet (geheel) haalbaar is of tenminste niet goed is opgezet. Hebben ze daarom een startende projectleider gezocht?
   Enige gereserveerdheid is hier wel op zijn plaats, niet omdat er kwade wil is maar misschien heeft je opdrachtgever ook geen idee hoe een project te managen. Omdat je nog geen opleiding hebt als projectleider mis je hier kennis maar probeer – dan maar met boerenverstand- zoveel mogelijk in te schatten of het reëel is wat er van jou en je projectteam gevraagd wordt.
   Is er een projectplan?
   Is er budget?
   Is er een projectteam en hebben de teamleden wel voldoende tijd en kennis?
   Hoe is je mandaat (macht) geregeld?
   Zijn de deadlines haalbaar?
   Sluimeren er politieke spelletjes achter jouw project?
5. Focus niet te veel op tools. Er zijn allerlei prachtige projectmanagement tools, maar goed projectmanagement begint bij de mensen (je team en de stakeholders) en de projectstructuur die jij kiest als projectleider. Tools zoals MS project of Jira zijn prachtig en kunnen veel helpen, maar voorkom dat je blijft steken in het vullen en bijhouden van je tool in plaats van het uitvoeren van je project met je team.
6. Doe zo snel mogelijk een cursus projectmanagement als je die niet vooraf hebt kunnen doen. Ook al is je project al gestart. Het is een investering van tijd en geld die zich meer dan dubbel en dwars terugverdient.

Gevorderde projectleiders

Wat als je al een tijd als projectleider hebt gewerkt, hoe dan verder ontwikkelen? Hieronder wat adviezen:

1. Zorg dat je kennis op orde is. Ook al lopen je projecten wel redelijk tot goed, zorg dat je weet hoe het hoort volgens de theorie. Dit geeft je zelfvertrouwen. Projecten zijn namelijk lastig en overzicht van de technieken, valkuilen, do’s and do not’s geeft zelfvertrouwen. Als het tegenzit weet je in ieder geval dat er niet nog een ‘geheime’ of ‘bijzondere’ aanpak of projecttechniek is die je had moeten toepassen.
2. Als de basistheorie van projectmanagement bekend is komen meestal daarna de vragen over de ‘menskant’ van projectleiderschap naar boven: communicatieve vaardigheden, leiderschap, invloed, politiek inzicht en psychologisch inzicht. Er zijn vele verschillende cursussen, boeken en andere bronnen van kennis om dit te ontwikkelen.
3. Zorg dat je niet alleen goede kennis hebt van de management aspecten van projecten zorg dat je ook veel weet van de inhoud. Een projectleider die met ICT-ers werkt, kan veel beter functioneren als hij zelf ook kan programmeren, een projectleider in het onderwijs heeft een pre als hij onderwijskundige kennis heeft of zelf voor de klas heeft gestaan, een projectleider in de gezondheidszorg kan ervoor zorgen dat hij zoveel mogelijke medische kennis heeft. Idem de bouw, projecten bij gemeentes en overheid, technische bedrijven, enzovoort.
   Dit betekent overigens niet dat je als projectleider ook moet meewerken in de uitvoering (e.g. een projectleider die zelf ook meebouwt, programmeert of uitvoert). Maar hoe meer je snapt van de inhoud, hoe beter je kan sturen. Blijf dus studeren en ga soms een tijdje weer ‘uitvoeren’. Richt weer zelf een server in, maak een eigen website en communicatiecampagne, doe weer onderzoekswerk in een lab of welk uitvoerend werk dan ook op een van jouw kennisgebieden.
4. Met punt 3 samenhangend: hou een project-sabbatical. Projecten uitvoeren is zwaar dus waarschijnlijk is het beter om niet jaar in, jaar uit projecten te doen. Laadt af en toe weer een paar maanden (of jaren?) op door ander inhoudelijk werk te doen.
5. Leer Agile. Agile is een moderne aanpak van projecten die soms beter werkt dan de traditionele aanpak (niet altijd). Elke gevorderde projectleider zou agile moeten snappen om te zien of het zinvol is om toe te passen (of delen van Agile). Klik hier voor meer informatie over Agile.
6. Word ouder. Hoe ouder je wordt hoe beter je wordt als projectleider. Je hebt meer ervaring, mensenkennis, inzicht en geduld. Gelukkig gaat dit vanzelf.
7. Leer meer over groepsdynamiek. De groep bepaalt vaak het succes van de (project-)leider en weerstand ontstaat binnen groepsdynamiek.
8. Leer meer over de context van jouw projecten. Een project bij de overheid is iets anders dan een project bij een scale-up. Een softwareontwikkelingsproject gaat anders dan een project in de bouw. Enzovoort.

Klik hier voor meer informatie over ons opleidingsaanbod