Ontwikkelingen in de wereld van projecten
Welke ontwikkelingen zien we op gebied van projectmanagement in 2025 (en daarna)?
We spreken elk jaar honderden mensen van tientallen organisaties die bezig zijn met projecten. Wat komt er naar boven in deze gesprekken en trainingen? Hieronder een paar thema’s die recent vaak genoemd worden:
- Agile is volwassen geworden
- Veel personeelstekorten en hoge werkdruk
- Onverminderd hoge ambities
- Multi-projectmanagement en algoritmes
- Flow projectmanagement
De toekomst van Agile
De agile manier om projecten aan te pakken is nu pakweg een jaar of 30 oud. Het is begonnen met Extreme Programming en Scrum in de jaren 90 in de wereld van software ontwikkeling.
Daarna bleek de aanpak ook handig in andere situaties en met name in de afgelopen tien jaar heeft het een grote vlucht genomen en is het ‘overal’ populair geworden. Organisatiegoeroes vonden dat agile werken de ‘beste’ methode voor alle situaties is. Scrum en agile komen als begrip zelfs voor in de sketches van cabaretiers en iedereen heeft wel een beeld bij wat het inhoudt.
In sommige gevallen is een agile aanpak te prefereren: wanneer er veel creativiteit nodig is in het project of als de weg naar het eindresultaat vaak bijgesteld moet worden onderweg. Maar inmiddels is de euforie wat gezakt en ziet men in dat er situaties zijn waarbij agile niet ideaal is. De stemming lijkt wel omgeslagen naar negatief: op de diverse socials wordt door (andere) goeroes verklaard dat agile ‘dood’ is, of in ieder geval niet beter werkt.
De aanvankelijke euforie van Agile als ‘betere’ manier van samenwerken heeft nu plaatsgemaakt voor een nuchtere blik op het organiseren van samenwerking. De waarheid ligt wat ons betreft in de context: voor sommige projectsituaties is een agile of scrum aanpak handig, voor andere weer niet.
Personeelstekorten en werkdruk
Afgelopen jaar, waar we ook op bezoek waren voor een (inhouse) training was er sprake van én personeelstekorten én hoge werkdruk. Die werkdruk was ook vaak de aanleiding om een opleiding projectmanagement of scrum te starten: kunnen wij onze projecten efficiënter doen?
De vaak genoemde redenen van personeelstekort zijn onder andere: het opnieuw opstarten van de economie na Corona, de vergrijzing die nu echt begint te tellen, en veel noodzaak van (nieuwe) projecten. We zagen dit in vrijwel alle sectoren waar we kwamen: overheid en non profit organisaties, de bouw, infrastructuur, start-ups en scale ups, zorginstellingen, commerciële bedrijven, universiteiten, industrie, logistiek.
Veel projecten, omdat er veel moet gebeuren
De politiek, organisaties en bedrijven hebben onverminderd hoge doelen. Dat zijn bijvoorbeeld doelstellingen op gebied van infrastructuur, defensie, energietransitie, onderwijs, de zorg, nieuwe productieprocessen en productontwikkeling. Frequent geven cursisten aan dat ze in meer dan 10 projecten werken. De (retorische) vraag is of dit werkt?
Wanneer organisaties zoveel tegelijk willen, dan komen projectmedewerkers klem te zitten in multitasking: van de ene taak naar de volgende wisselen en weer naar de volgend en weer terug. Afgezien van dat dit inefficiënt is en tot trage projectvoortgang leidt, is dit een van de beste manieren om je personeel overspannen te krijgen.
Multiprojectmanagement
De meeste projecten vinden plaats naast het reguliere werk of naast andere projecten. Alleen bij hele grote “dedicated” projecten, zijn teamleden volledig vrijgemaakt voor dat ene project. Dat betekent dat er een organisatievraagstuk bij is gekomen: niet alleen moeten projectleiders leiding geven aan hun eigen project(en), er moet ook gestuurd worden op alle projecten tegelijkertijd. Hier komt multiprojectmanagement bij kijken waarbij het met name gaat om de optimale verdeling van (mens-)capaciteit. Als medewerkers in 3, 4, 5 (of meer!) projecten tegelijk moeten werken en ook nog hun reguliere taken ernaast moeten doen, welke taak heeft dan prioriteit?
Kanban bord of AI
Soms kan een Kanban bord overzicht brengen in de werkdruk maar voor iets complexere projecten is dat onvoldoende. Het kan namelijk zijn dat persoon a een grote vertraging veroorzaakt in project C omdat hij of zij zijn taken onbewust in een bepaalde volgorde doet. Hierdoor zit persoon b op hem of haar te wachten in project B en op persoon b zit weer persoon c te wachten voor een taak in project C. Dit soort complexiteit is niet te overzien door individuele projectleden en ook niet door de projectleiders.
De planning moet hiervoor project-overstijgend gedaan worden. Het goede nieuws is dat met de hulp van AI en algoritme-tools inzicht in deze onderlinge afhankelijkheid zichtbaar gemaakt kan worden waardoor er beter gepland kan worden. In organisaties waar dat toegepast wordt, behaalt men hoge productiviteitsverbeteringen. Minstens net zo belangrijk is dat organisaties zo de werkdruk van medewerkers veel beter kan reguleren.
Flow projectmanagement
Vanuit nieuwe wensen en doelstellingen starten organisaties veel projecten op. Mogelijk wordt er een projectplan gemaakt, maar soms ook niet. Die projecten lopen groot risico later vast te lopen omdat de haalbaarheid niet goed is getoetst aan het begin.
Maar zelfs als er een projectplan is gemaakt zien we dat er te weinig gekeken wordt naar (toekomstige) capaciteit. Meestal gaat het dan om de capaciteit van mensen, maar soms ook van hardware. Bijvoorbeeld de inzet van high-tech machines of laboratoriumcapaciteit. Dat vraagt om een projectsturing op capaciteit en met name op knelpunten. Het heeft geen zin om een bedrijf te elektrificeren als er geen aansluitcapaciteit (of andere oplossing daarvoor) is.
We komen ook regelmatig projecten tegen die min of meer stilliggen omdat er ‘maar’ 1 specialist is (bijvoorbeeld een techneut of een jurist) die in heel veel projecten tegelijk moet acteren.
Het inzicht is dat er een maximumcapaciteit van projecten is die een organisatie tegelijk aankan. Mogelijk gaan 7 of 8 projecten tegelijk vlot, maar bij een negende project erbij gaan alle projecten vastlopen.
Stuur op bezettingsgraad en flow en minder op deadlines
Om dit optimum te vinden loont het om te gaan sturen op bezettingsgraad, knelpunten en flow van projecten en minder op deadlines. Neem contact met ons op als je een keer met ons van gedachten wilt wisselen over deze (of andere) projectmanagement ontwikkelingen.
