Time management voor Projectmanagers

De grote uitdaging van projecten is om tijdig op te leveren wat overeengekomen is. Daar ben jij als projectleider verantwoordelijk voor maar tegelijk hang je daarvoor ook af van de inzet van anderen. Hoe krijg je dat dan voor elkaar???

Time management versus persoonlijke productiviteit

Persoonlijke productiviteit is meer dan alleen maar time management. Het houdt ook rekening met je persoonlijke noden en voorkeuren. Er bestaat dus niet zomaar één methode die voor iedereen het beste is maar er is vast wel voor iedereen een beste methode. Aan jou om die te ontdekken, aan ons om jullie te inspireren.

De basisvereiste = proactiviteit

Tijd an sich kan je niet managen!  Wat je ook doet, tijd verstrijkt aan een constant tempo van 60 seconden per minuut, 60 minuten per uur, 24 uren per dag, 7 dagen per week, 52,14 weken per jaar. Tijd kan je niet opslaan en bewaren voor later, je kan het niet samendrukken of uitrekken zodat het meer of minder op je weegt. Tijd is gewoon tijd. Wat wel een verschil maakt is hoe jij met die tijd bent omgegaan, wat jij tijdens het verlopen van die tijd gedaan hebt. Onthoud dus goed: tijd vliegt … maar jij bent de piloot.

En net als de piloot tijdens de vlucht ben jij de enige die uiteindelijk beslist wat er gedaan wordt. Natuurlijk zul je daarbij rekening houden met wat je opdrachtgever van je verwacht en hoe de passagiers en bemanningsleden daarin een rol spelen. Maar met je handen aan het stuur bepaal jij uiteindelijk waar, wanneer en hoe we zullen landen. Uiteindelijk is het jouw keuze want het is jouw verantwoordelijkheid … of is het net andersom ? Stephen Covey beschrijft het heel mooi in zijn boek over de 7 fundamentele eigenschappen van de meest effectieve leiders [1] als hij het heeft over proacitviteit, dat niet voor niets de eerstgenoemde eigenschap is: wat wij (als mensen) doen is niet het gevolg van de omstandigheden (reactief gedrag) maar van onze beslissingen (proactief gedrag). En precies daarin schuilt onze kracht: wij kunnen namelijk over ons eigen handelen nadenken, vooruitzien en zelfstandig beslissen. Op die manier ligt ons lot net iets meer in onze eigen handen.

Voor de projectleider ligt de kunst er nu in om iedereen binnen het projectteam hiervan te doordringen zodat elk individueel teamlid doorgroeit van een ‘afhankelijke’ medewerker die nog steeds jouw begeleiding nodig heeft naar een ‘onafhankelijke’ medewerker waarop je kunt bouwen en aan wie je kan delegeren. Eens we zover zijn kunnen we doorgroeien tot de status van ‘onderling afhankelijke’ medewerkers die samen één sterk team vormen (Together Everyone Achieves More). In agile wordt dit principe toegepast door het stellen van het sprint doel. Dit gezamenlijke doel dat door alle teamleden wordt onderschreven geldt doorheen de sprintfase als richtlijn voor het commitment van het zelf-organiserende team.

Time management = plannen

Als projectleider ben je niet alleen verantwoordelijk voor je eigen werk maar ook voor de coördinatie van alle bij het project betrokken partijen, in het bijzonder de leden van je projectteam. In deze context betekent proactiviteit ‘vooruitzien’. Als mens kunnen wij ons namelijk inbeelden wat er zou kunnen gebeuren indien we dit of dat doen. En juist deze ‘helderziendheid’ biedt ons de kans om ons beter voor te bereiden op wat er werkelijk zal geschieden. We kunnen zelfs meerdere scenario’s bedenken en door tussentijdse opmeting van de voortgang tijdig bijsturen (een verwittigd man is er 2 waard … van efficiëntie gesproken 😉).

Precies op dit punt is het succes van het klassieke projectmanagement (cf. waterfall) gestoeld: neem de tijd om vooraf een plan op te stellen zodat je later, tijdens de uitvoerfase, niet onnodig tijd verspilt aan het beantwoorden aan ‘onvoorziene’ wendingen en het corrigeren van wat fout loopt. Vakliteratuur heeft intussen een aantal inzichten opgeleverd waarmee we het mechanische denken inzake planning kunnen bijstellen. In de cursus gaan we dieper in op concepten zoals het studentensyndroom (last minute performance), de wet van Parkinson (inefficiënte buffers) en het hanteren van de PERT-formule (best case, most likely & worse case scenario’s) om effectievere deadline af te spreken.

Ook in Agile worden deze inzichten toegepast in de sprint planning session aan de start van elke nieuwe sprint. Deze ‘vergadering’ hoeft heus niet zo lang te duren als we gebruik maken van een paar handige best practices zoals task refinement, story points en scrum poker.

Multitasken geeft een vals gevoel van efficiëntie!

Projecten staan vaak onder tijdsdruk en we werken ook vaak aan verschillende projecten tegelijk. Daardoor zijn we geneigd zoveel mogelijk ballen tegelijk in de lucht te houden. Maar … onderzoek [2] toont aan dat multitasken lang niet zo efficiënt is als we wel denken. Multitasken betekent immers dat je brein constant van context moet switchen. Naarmate de taken die we tegelijk doen inhoudelijk verder uit elkaar liggen zal hierdoor het stressgevoel (c.q. het gevoel de controle te verliezen) toenemen en daardoor ook de kans op het maken van fouten. Conclusie: probeer je werk zo te organiseren dat je kan ‘af’werken waar je mee bezig bent alvorens met een andere taak aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld door middel van de pomodoro-techniek.

Pomodoro

Bij de Pomodoro-techniek gaat het erom:

  • dat je bewust een vastgelegd tijdblok reserveert
  • voor één welbepaalde taak (bv. budgetopvolging van één welbepaald project of het voorbereiden van een projectmeeting) en
  • dat je geen enkele onderbreking toelaat (je gsm uitzetten, je opsluiten in een vergaderzaal)

Het geheim van de techniek schuilt hierin dat je een stimulerende tijdsdruk creëert waarbinnen optimale focus mogelijk wordt. Denk maar aan de sluiting van een winkel voor de jaarlijkse inventaris of het uitvoeren van preventief onderhoud. Doorheen de jaren stel ik telkens weer vast dat wanneer men deze techniek toepast men ook de efficiëntie ervan ervaart. Alleen jammer dat je dat niet altijd en overal kan toepassen.

In Agile vinden we het vermijden van multitasken terug in het Kanban-principe W.I.P.-limit (Work In Progress) waarbij nieuw werk pas wordt ‘aangetrokken’ van zodra het onder handen zijnde werk is afgewerkt en de uitvoerende resource dus opnieuw beschikbaar is. Op die manier creëren we een constante flow van werk zonder overbelasting van het systeem.

FLOW = de optimale staat van productiviteit

Door het bewust reserveren van een tijdsblok creëer je de basis voor Flow zoals die beschreven wordt door Mihaly Csikszentmihalyi. Flow is de opperste staat van productiviteit. Je ervaart flow wanneer je helemaal opgaat in je werk.

Maar er is meer nodig dan alleen maar tijd om flow te ervaren. De voorwaarden voor flow zijn:

  • een duidelijk uitvoerbaar doel waarover je niet hoeft na te denken
  • ontdaan zijn van elke praktische beslommering (totale beschikbaarheid)
  • een stimulerende balans tussen uitdaging en competentie
  • onmiddellijke feedback op de behaalde resultaten

In Agile/Scrum vinden we dit idee terug wanneer we werken met gecolocaliseerde, zelfsturende teams die zelfstandig hun sprint back log samenstellen en beheren vanuit het sprint doel.

Prioriteiten stellen = keuzes maken

Als beperkingen (in tijd en geld) zich opdringen, dan kan je gewoonweg niet alles doen en zal je keuzes moeten maken. Maar wie bepaalt ze en waarop zijn deze keuzes gebaseerd ? Binnen het kader van projectmanagement vormt de scope van een project de begrenzing van het engagement. De business case (PRINCE2) of de product backlog (AGILE) helpen ons om de juiste keuzes te maken. Maar hoe zit het met de tijd ???

In het kader van time management maakt men klassiek gebruik van de ‘eisenhower’-matrix dat een onderscheid maakt tussen ‘dringend’ en ‘belangrijk’ teneinde te bepalen wat ‘prioritair’ is:

‘Belangrijk’ is het antwoord op de vraag “wat als ik het niet doe?”

‘Dringend’ is het antwoord op de vraag “wat als ik het niet nu doe?”

‘Prioritair’ is het antwoord op de vraag “Wat doe ik eerst?”

De kunst bestaat erin het juiste evenwicht te vinden zodat niet alles dringend is en lange en korte termijndoelen parallel kunnen worden nagestreefd.

Takenlijsten werken niet!

Takenlijsten werken niet omdat ze eerder als een doel dan als een hulpmiddel worden gezien. Mensen beginnen vaak enthousiast aan het opstellen van lijstjes maar haken net zo snel ook weer af omdat ze merken dat hun lijstjes alleen maar groeien en nooit ‘af’ geraken.

De oplossing?

  1. bovenal, gebruik één eenvoudig maar coherent registratiesysteem
    dat makkelijk te filteren is op wat ‘nu’ prioritair is (max. 5 items)
  2. schrijf nieuwe taken meteen op in een wachtlijst (ToDo-list = product backlog)
  3. vertaal taken in dagelijkse stappen (1 taak = max. 2 uur werk; cf. sprint backlog)
  4. sluit je werkdag af met het prioriteren van het werk voor morgen zodat je meteen aan de slag kan of start je dag met het prioriteren van wat enkel vandaag aan de orde is
  5. denk vooraf na over wat je nodig hebt om de taak uit te voeren zodat je niet ‘onverwacht’ achterstand oploopt
  6. vermijd reactief om te gaan met wijzigende omstandigheden (‘neen’ = ‘later’)
  7. neem eens per week de tijd om vooruit te plannen op middellange termijn
  8. Leg aparte lijsten aan voor dingen die je
    • ooit wel eens zou willen doen
    • systematisch aan het uitstellen bent

En vergeet niet dat geen enkel systeem meteen perfect is!  Wees dus niet ontgoocheld als het je niet lukt om het overzicht te houden of als je al eens iets vergeet maar geef vooral niet op om te proberen je systeem stapje voor stapje beter te maken. En weet dat het tijd en doorzetting vraagt om goede gewoontes aan te kweken of, erger nog, foute gewoontes te veranderen.

[1] The 7 habits of highly effective people ISSN-code: 0 7432 6951 9

[2] Lees in dit verband o.a. “Thinking fast and slow” van D. Kahneman

Dit artikel is een bijdrage van onze trainer Tom Jacobs die zich naast projectmatig werken gespecialiseerd heeft in timemanagement. Klik hier om naar onze training time management te gaan.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Je kunt deze HTML tags en attributen gebruiken:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>