Scrum heeft (samen met extreme programming) zijn roots in de wereld van IT en dan met name bij de ontwikkeling van software. In de jaren negentig begonnen programmeurs met een andere manier van werken te experimenteren wat ze Scrum noemden en zo’n tien jaar later was het enthousiasme zo groot dat men er ook het nut ervan zag bij projecten buiten de wereld van ICT. Scrum in de zorg is er een van de bredere toepassingen. Wijzelf zijn begonnen met extreme programming begin jaren 2000 en hebben nu een paar jaar ervaring met het werken met zowel cursisten als hele organisaties die Scrum zijn gaan gebruiken buiten de ICT wereld. Wat is ons opgevallen als Scrum (of Agile) toegepast wordt in de zorg?
Wie Scrum nog niet kent, kan hier een korte inleiding op Scrum lezen.
Scrum in de zorg, aangepaste Scrum?
Scrum is dus oorspronkelijk bedacht voor IT projecten en als je Scrum in de zorg wilt toepassen is het de vraag of je alle voorschriften en spelregels van Scrum kunt toepassen. Daarbij is de “zorg” is een heel breed begrip van zeer grote organisaties als ziekenhuizen of zorgverzekeraars tot kleine locale initiatieven zoals het organiseren van een spelletjesmiddag voor eenzame ouderen. Die verschillen vragen natuurlijk om een gedifferentieerde projectaanpak.
Bij een groot deel van de projecten binnen de zorg is er sowieso een ICT component. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een online website voor het matchen van zorgaanbieders en cliënten of aan een app die mensen helpt te revalideren na een infarct. Binnen die projecten heeft Scrum een grote meerwaarde en kan men Scrum inzetten zoals het oorspronkelijk bedacht is.
De zorgmedewerkers die in zo’n project meedoen zullen waarschijnlijk niet in de rol van programmeur meedoen maar mogelijk wel in de rol van klant of stakeholder. Een zorgmedewerker met affiniteit voor technologie kan misschien zelfs product owner zijn. Het is voor hen belangrijk om goed te snappen hoe het Scrum proces werkt en op welke momenten zij hun expertise en wensen moeten inbrengen zodat er een zo goed mogelijke website of app gemaakt wordt. Eigenlijk is daar niets anders aan dan bij andere softwareontwikkelingsprojecten waarbij Scrum ingezet wordt. Maar hoe zit het bij andere zorgprojecten?
Typische zorgprojecten
Ook bij zorgprojecten waarbij er geen ICT component is kan de Scrum methode helpen om het project beter georganiseerd te krijgen. Hierbij moet je op een aantal dingen letten:
- Scrum voor niet ict projecten moet vaak eenvoudiger ingezet worden dan het gehele scrum spectrum: zaken als unit-tests, definition of done maar soms ook het plannen met story punten of planning poker zijn in de praktijk te veel van het goede.
- Stories kan je vaak beter zien als taken. Wat moet er gebeuren de volgende sprint in plaats van wat moet er ontwikkeld worden in de volgende sprint. Met andere woorden: kijk goed of het gaat om een hoeveelheid werk die moet gebeuren of dat het gaat om nieuwe dingen die bedacht, ontworpen en ontwikkeld moeten worden.
- Het invoeren van een Kanban bord brengt vaak al veel verbetering in de doorstroom en in het inzicht in de werkdruk. Het heeft soms niet veel meerwaarde om sprints met een begin en einde toe te passen. Zeker als er een constante stroom is van taken en er minder sprake is van een project kan het zinvol zijn om sprints helemaal niet toe te passen en alleen met een kanban bord te werken om de taken te verdelen en verwerken.
- Als er veel kleine projecten zijn, die wij vaak “klussen” noemen in plaats van volledige projecten is het meestal handig om die te combineren in één kanbanbord als je niet met sprints werkt).
Aandachtspunten bij Scrum in de zorg
Wat viel ons nog meer op? Zorginstellingen zijn idealistische organisaties en gelukkig maar want ze proberen hun klanten zo goed mogelijk te ondersteunen. Dat betekent wel dat zorgmedewerkers in de regel eerder overbelast zijn met dan onderbelast. Er is vaak maar weinig tijd om een project naast het reguliere werk te doen. Scrum kan de efficiëntie verhogen en daarmee de werkdruk (iets) verlichten, maar wat vooral helpt is dat inzichtelijk wordt wat een realistisch takenpakket is. In plaats van al het werk op een grote hoop te gooien en dat iedereen dan hard aan het werk gaat moet er nu per sprint gekozen worden wat een reële hoeveelheid werk is.
Er wordt zo dus vooral ook zichtbaar wat er niet past van al die mooie plannen en hoe pijnlijk de keuze ook is om iets niet te doen, beter is het om een niet haalbaar project niet te starten dan om na een paar maanden vast te lopen uit tijdgebrek bij de uitvoerenden.
In Scrum is er relatief weinig aandacht voor het voortraject bij een project. Scrummers willen het liefst zo snel mogelijk aan de slag, waarbij traditioneel projectmanagement eerst een haalbaarheidsstudie gedaan moet worden (of zou moeten worden). Dus als je Scrum toepast is het wel verstandig om even stil te staan bij de vraag of een nieuw project wel past in de (drukke) agenda’s van de medewerkers. En dat geldt zeker ook voor zorginstellingen. Als medewerkers meer dan 5 projecten tegelijk moeten draaien en daarnaast ook nog 65% van hun tijd kwijt zijn aan reguliere werkzaamheden kan je je afvragen hoeveel tijd er nu effectief over is voor een (nieuw) project. Of je dat nu op een traditionele “waterval” manier doet of op een Scrum-Agile manier, in beide situaties is het gewoon te druk.
Werk je in de zorg en overweeg je een cursus, kijk dan eerder naar onze Agile opleiding dan naar de Scrum trainingen voor het certificaat. Neem contact met ons op als je meer wilt weten over Scrum in de zorg (of bij andere niet-ict gerichte organisaties).
