Wie een als projectleider een opleiding zoekt kan nog wel eens verdwalen in het woud van vele systemen, scholen en mogelijkheden. Wat zijn nu belangrijke zaken om op te letten bij de scholing van projectmanagers?
De projectmanagement systemen
Niet schrikken, onderstaande lijst is maar een gedeelte van de veelheid aan projectmanagement systemen en scholen:
- PRINCE2
- IPMA
- PMI
- PMBOK
- Projectmatig werken
- Projectmatig Creëren
- A4 Projectmanagement
- TOC
- Projectmanagement bij een HBO of een Mastersopleiding (universiteit)
- ISO 21500 projectmanagement
- Diverse algemene (niet systeem gebonden) opleidingen projectmanagement van diverse scholen en instituten
- Diverse bedrijf eigen of branche eigen raamwerken voor projectmatig werken zoals PROBAAT van KPN of ECCS van de European Space Agency. Ook sectoren als de automobielindustrie of de farmaceuten hebben vaak eigen voorschriften voor projectmanagement
- Systems engineering (V-Model)
- Value Based Projectmanagement
- Earned Value (project) management
- …
Om het nog iets ingewikkelder te maken bestaat er ook nog Agile projectmanagement met onder andere deze bekende namen:
- Agile
- SCRUM
- DSDM ATERN
- Extreme programming
- Crystal Clear
- Scaling agile (en dat zijn weer een stuk of 20 verschillende systemen: Spotify, SAFE, NEXUS, LESS, enz., enz.)
En dan tenslotte zijn er ook nog management systemen die raken aan projectmanagement zoals portfoliomanagement, programmamanagement of systemen voor projectvolwassenheid . Ook daar kunnen we weer een hele lijst van scholen, certificaten en systemen voor geven:
- CMMi
- OPM3
- P3M3
- MINCE
- PGM
- MSP
- IPM
- PGMC
- APgM
- A4-Programmamanagement
- PfMfNP
- EPM
- …
Te veel!
Wie dat van buitenaf aanschouwt kan niet anders tot de conclusie komen dat veel mensen en organisaties allemaal hun eigen systeem willen voor projectmanagement. Maar is het ene projectmanagement systeem nu zo veel beter dan een ander? En verschillen de opleidingen bij al die systemen en raamwerken om projectmanager te worden nu echt zo veel? Welke opleiding projectmanagement moet je nu kiezen?
Waar op letten bij het kiezen van een projectmanagement systeem?
Alle scholen, systemen, raamwerken en modellen bij elkaar opgeteld kom je al snel uit iets van zo’n 100 verschillende projectmanagement systemen of raamwerken. Dat is enorm veel, maar als je door de ‘eigen’ termen en benamingen heenkijkt, dan lijken veel systemen in hun aanpak en filosofie erg op elkaar. Met andere woorden: als je eenmaal een goede cursus projectmanagement gedaan hebt kan je meestal heel snel de verschillende systemen doorgronden en er mee werken. Het maakt niet uit of je een deel van je project een “fase” noemt of een “werkpakket”. Het komt steeds neer op het opknippen van je werk in delen (fases, werkpakketten). Alle bovnstaande projectmanagement methodes gaan uit van een dergelijke aanpak van opdelen van het werk.
Toch zijn er wel verschillen tussen de raamwerken:
- lineaire aanpak of iteratieve fasering (oftewel: mag het projectresultaat onderweg nog wijzigen of liever niet.): waterval, agile of iets daartussen
- De mate van detail en uitgebreidheid van een projectmanagement school? Is het een veelheid van technieken, voorschriften en procedures (IPMA, PMI) of is de methode meer ‘keep it simple’ (Projectmatig werken)?
- Is er veel, een beetje of geen aandacht voor de menskant van projecten? (tot voor kort helemaal niet: PRINCE2, weinig: PMI, veel: Value Based projectmanagement)
Te veel van het goede
De theorie van projectmanagement bestaat uit grofweg 3 componenten: Structuren van projectmanagement (technieken), de organisatiekant (omgeving) en de menskant (gedrag).
Voorbeelden van technieken zijn: hoe je planningen maakt, hoe je een project faseert, hoe je zorg voor risicobeheersing, hoe je een administratie van een project opzet en dergelijke. Voorbeelden van de gedragscomponent zijn: de motivatie van jezelf en je team, leiderschap, helder communiceren, onderhandelen, politiek spel, omgaan met weerstand enzovoort. De omgeving gaat over de relatie van het projectteam met de moederorganisatie en andere organisaties in de projectomgeving.
Bij het kiezen van een projectmanagement opleiding is het dus de vraag: wat wil je leren? De verschillende scholen besteden meer of minder aandacht aan deze drie elementen. In ieder geval zal je de technieken moeten leren als je projectmanagement wilt kunnen toepassen. Daarnaast is begrip van de relatie van je projectteam met de omgeving ook belangrijk. Misschien het allerbelangrijkste, maar ook het moeilijkste om te leren: de menskant van projecten.
Projectmanagement = denken in structuren
Projectmanagers zijn mensen die denken in structuren. Je ziet dat terug in de manier waarop veel systemen de lesstof voor projectmanagement ook in een structuur te stoppen: Je project voer je uit in 7 fases, een risico analyse doe je in 3 stappen, een vergadering doorloopt 5 fases, een onderhandeling doe je in 5 fases, er zijn 4 stijlen van leiderschap, er zijn 4 fases in demotivatie van mensen, enzovoort. Het is het Angelsaksische denken dat de boventoon voert. Met name de uitgebreide projectmanagement scholen zoals IPMA en PMI hebben er een handje van om ‘overal’ een stappenplan, vendiagram, kwadrantenschema, flowchart of ander schema van te maken. Met name bij het leren van de menselijke aspecten van projectmanagement is het maar de vraag of deze benadering wel verstandig is. Menselijk gedrag is zelden te vangen in kwadrant of stappenplan.
Ook uit het promotieonderzoek van Nicoline Mulder en het onderzoekswerk van professor van Aken van de TUE blijkt dat te veel structuur in projecten alleen maar contraproductief werkt. Toch schrijven de bekende projectmanagement scholen meer structuur voor als oplossing voor betere projectvoering. PRINCE2, PMI, IPMA, maar ook de systemen voor projectvolwassenheid lijken als antwoord op de onzekerheid van projecten alleen maar nog meer templates, modellen, stappenplannen en procedures voor te schrijven.
De agilisten onder ons (SCRUM, XP, Chrystal clear) zullen beamen dat een projectaanpak simpel gehouden moet worden. Alleen kan je niet overal agile toepassen en als agile projecten groot worden (met veel deelnemers) dan komen extra regels en procedures toch ook weer om de hoek kijken om grote teams samen te kunnen laten werken en onderling communiceren.
Oppervlakkigheid dreigt bij bepaalde opleidingen
De neiging is misschien om op zoek te gaan naar het meest uitgebreide projectmanagement systeem. Hoe meer er in het systeem zit of in het examen hoe beter. Of toch niet? Het standaardhandboek voor de voorbereiding voor de IPMA examens is maar liefst 645 pagina’s dik. Het systeem bestaat uit 29 competentiegebieden: 5 over de omgeving, 10 over gedrag en 14 over het projectmanagement vak.
Een gemiddelde IPMA cursus duurt meestal zo’n vijf dagen. In die korte tijd moet alles behandeld worden. Hoeveel tijd en ruimte is er dan voor diepgang? Vergadertechnieken wordt behandeld in ruim 3 pagina’s. RET psychologie in 2 en een halve pagina. Plannen via het kritieke pad in 3 pagina’s en een beetje.
Omdat IPMA zo veel omvat en door de neiging overal een structuur van te maken is het onvermijdelijk dat de lesstof teruggebracht wordt tot het leren van veel schema’s en lijstjes. Die dan getoetst worden met meerkeuze examens.
Dit is niet veel anders bij PMI waarbij de boeken misschien nog wel dikker zijn (Er is sowieso veel overlap tussen IPMA en PMI). De ervaring leert dat ervaren projectleiders veel van de lijstjes, stappenplannen en schema’s zelden tot nooit gebruiken in de praktijk. Misschien is de stof voor beginners nuttig om kennis te maken met het gedachtengoed. Maar de kans is groot dat een groot deel van de (IPMA en PMI) stof bij toepassing in echte projecten weinig zal worden toegepast.
Projectmanagement examens
Wie twijfelt over een projectmanagement school, doet er goed aan om te kijken naar de examens en certificaten. Voor PMI zijn er op het ‘web’ oefenexamens beschikbaar die bestaan uit 1000 meerkeuze vragen. Als je die kunt beantwoorden dan ben je klaar voor het officiële PMI certificaat. De PRINCE2 examens bestaan ook uit meerkeuze vragen. Daar zijn er minder van in omloop en die mogen officieel ook niet buiten de erkende PRINCE2 bureau’s gedeeld worden. Maar wie handig is kan op het internet natuurlijk de set PRINCE2 examenvragen wel vinden. Twee voorbeelden van PRINCE2 examenvragen:
Als de projectleider een probleem ontdekt waarbij de afgesproken tolerantie wordt overschreden van een werkpakket, welke actie moet er dan worden genomen?
A. Notitie maken in het Risicologboek
B. Een Project issue indienen
C. Het Werkpakket bijstellen
D. Een Afwijkingsrapport opstellen
Wat is GEEN onderdeel van het proces “Werkpakket aannemen”?
A. Overeenstemming met de producttolerantie
B. Een teamplan opstellen
C. Begrijpen van de behoefte tot rapporteren
D. Een Voortgangsrapport opstellen
De (retorische) vraag is: leiden dit soort examens tot betere projectleiders? Ben je als studerend projectleider niet te veel bezig met het uit je hoofd leren van lijstjes en procedures?
Sommige cursisten besluiten na onze opleiding(en) het IPMA examen te doen. Dit is goed mogelijk met wat zelfstudie en wij kunnen je daarbij adviseren. Een volledig inhouse IPMA traject is tevens mogelijk.
Erkende projectmanagement opleidingen
Veel beginnende projectleiders in opleiding willen een ‘erkende’ opleiding. Een van de lastige dingen daarbij is: erkend door wie? Er is nogal wat keus… In Nederland hoor je regelmatig; “PRINCE2” maar in Belgie is dat systeem nauwelijks bekend. In Belgie wil men soms “PMI” volgen, waar dat in Nederland meestal “IPMA” is. En dan is het ook nog eens per sector en bedrijf anders wat men als ‘erkend’ ziet.
Van de vele bovengenoemde projectmanagement scholen en systemen zijn er soms certificaten te behalen voor projectleiders (PRINCE2, IPMA, PMI, DSDM, SCRUM, MSP) en soms certificaten ook voor hele organisaties (met name de systemen voor projectvolwassenheid).
Ik zou haast willen zeggen: gelukkig zijn er ook veel ‘vrije’ methodes die alleen een systeem hebben beschreven in een boek en/of cursus zonder certificaat (Bijvoorbeeld Projectmatig werken, XP, Projectmatig creëren, e.a.). De kosten voor een certificaat lopen namelijk nogal op. Maar fundamenteler is het probleem met certificeren is dat de examens erg sterk gericht zijn op het reproduceren van procedures, stappenplannen, kwadranten, flowcharts en schema’s. Vaak in de vorm van meerkeuze examens. Waren projecten in de praktijk maar zo simpel. Andere leervormen om projectmanager te worden zijn eenvoudigweg effectiever en efficiënter.
Conclusie
Als het gaat om de keuze voor een projectmanagement opleiding of systeem voor je organisatie is meer lesstof vaak niet beter. De KISS filosofie (Keep it Stupid Simple) geldt zeker voor projectmanagement. Voor de meeste mensen is een algemene opleiding projectmanagement of projectmatig werken van een aantal dagen voldoende om daarmee als projectleider aan de slag te kunnen.
Omdat de onderliggende essentie van projectmanagement bij alle systemen erg op elkaar lijkt is er ook meer uitwisselbaarheid dan de veelheid van systemen en aparte diploma’s doet geloven. Iemand die een cursus projectmatig werken gevolgd heeft, zal ook in een PRINCE2 achtige omgeving kunnen werken en vice versa. Alleen de agile projectmanagement aanpak is echt fundamenteel anders en niet uitwisselbaar met ‘gewoon’ projectmanagement.
Wie wel graag een gecertificeerde opleiding wil, komt in de regel uit bij uit PRINCE2, IPMA of PMI. Soms heeft een organisatie de keuze voor jou gemaakt en wordt van alle projectleiders verwacht dat ze dat diploma halen in het gekozen systeem. Wil je onze hulp bij het opleiden van projectmanagers? Kijk naar ons opleidingsoverzicht of neem contact op als je meer op zoek bent naar (inhouse) maatwerk. Of als je vragen hebt natuurlijk!
