Home » Projectmanagement en kunst

Projectmanagement en kunst

Een systeem dat geen uniformiteit produceert

Ik werk zowel als kunstenaar als als projectleider, een ongebruikelijke combinatie misschien, maar voor mij werkt het. Het houdt mijn voeten op de grond en het zorgt voor eten op tafel thuis. Fijn! Maar daarnaast is het zo dat deze twee o zo verschillende werelden elkaar vaak ontmoeten. Mijn eigen kunstprojecten zijn projecten waar beide werelden mixen. Maar bijvoorbeeld ook in mijn werk als trainer van www.projectmanagement-training.nl ben ik een aantal maal gevraagd om project management opleidingen te verzorgen voor kunstinstellingen (of organisaties in de creatieve sector). Omdat ik zowel affiniteit heb met het artistieke werk als met het control-freaky temperament van projectmanagers. Ik ben ook gevraagd om iets te schrijven over de mix van projectmanagement en de kunstensector. Hier komt het:

Vijf tips voor het managen van kunstprojecten:

Het managen van kunstprojecten – kan dat eigenlijk wel? Aan de ene kant wil je geen enkele kunstenaar beperken in zijn creatieve vrijheid – als dat überhaupt een optie zou zijn . Aan de andere kant heb je met elk project te maken met beperkingen van tijd, geld en kwaliteitseisen. Ideaal gezien moet een project leiden tot een tastbaar resultaat, maar de kunstenaar is een vrije geest. In een fractie van een seconde kan een kunstenaar een nieuw idee omruilen voor nog een beter idee. Vijf tips om overzicht te creëren in de chaotische wereld van de kunsten:

projectmanagement zonder uniformiteit

1. Kunst maak je niet alleen.

We zijn opgegroeid met het idee dat de kunstenaar een solitaire genius is die in een geheimzinnig atelier werkt waar hij ongestoord en alleen werkt aan zijn kunstwerk. Dit werkt niet langer zo, als het al ooit zo gewerkt heeft: kunst maken is teamwerk. Dus, kies een kunstenaar of artiest voor zijn werk, maar ook voor zijn bewezen vermogen om samen te werken met anderen en het vermogen om deel uit te maken van een team.

2. Inspiratie is goed, ervaring is beter

Kies kunst die ‘cutting-edge’ is en inspirerend. Maar zorg ervoor dat je een kunstenaar kiest die kunst maakt binnen haalbare afmetingen en complexiteit en een kunstenaar die bewezen ervaren is in de technieken die hij of zij gaat toepassen. Twijfels nu worden later de problemen. Laat de kunstconstructies (vooraf) doorrekenen door experts, stel vragen over onderhoud en levensverwachting van de gekozen materialen. Vraag een second opinion voor de schattingen van onderhoudskosten (dus niet alleen aan de kunstenaar zelf).

3. Het werk moet geleverd worden volgens planning

De klant heet een kunstwerk gekozen op basis van schetsen, demo’s, maquettes of andere ‘voorbeelden’. De kunstenaar moet precies dat werk leveren volgens het contract. Als je de projectleider bent namens die klant zorg er dan voor dat je regelmatig een update krijgt van de voortgang. Vraag om een dagelijkse foto voor het kunstobject in de studio. Op die manier hou je de voortgang in de gaten en je ondervangt het “oh ja, trouwens-ik-kreeg-een-beter-idee”, syndroom. Of in ieder geval heb je wijzigingen in het ontwerp snel in de gaten.

4. Twee maal de inspanning

Wanneer je de tijd en kosten gaat berekenen voor het project, houd dan een ruime marge aan. Het is niet onverstandig om de tijd en inspanning maal twee te doen. En dan nog kan de tijd of geld veel sneller ‘opbranden’ dan goed is voor het project. Hou daarom regelmatig bijeenkomsten met je projectteam om de status te bespreken en zorg ervoor dat de kunstenaar er niet meer wegkomt als hij of zij wegblijft bij een projectvergadering! Informeer de klant regelmatig over de voortgang en hoe je met tegenslag, (nieuwe) risico’s, vertragingen en kostenoverschrijdingen om wil gaan.

5. Focus op de klant

Besteed tijd met de klant vanaf het allereerste begin van het project. Deze investering betaalt zich ruim uit aan het einde van het project, wanneer het project (waarschijnlijk) onder druk staat. Maak een ‘service level agreement’: budget, tijdpad van opleveringen, de verwachtingen over de kwaliteit. Wees vooral specifiek over de locatie waar het kunstwerk opgeleverd zal worden: in de studio, bij de klant of op een andere locatie. Accepteer geen ge-heen-en-weer op dit punt! Probeer vertrouwen op te bouwen bij de klant zodanig dat die niet behoefte voelt om steeds mee te kijken over je schouder als projectleider.

En oh ja, het schilderij is van Biggs and Collings

Deze tekst is van Everdien Breken. Everdien is een van de  trainers bij www.projectmanagement-training.nl en heeft als specialiteit kunstprojectmanagement. Everdien is cum laude afgestudeerd als ingenieur in Delft en cum laude afgestudeerd aan de Hogeschool van de Kunsten in Utrecht. Naast projectmanagement consultant is zij zelf actief als projectmanager en als kunstenaar