Wat, waar, voor wie, waarover en waarom…
Het houden van een speech, het geven van een presentatie, het doen van een pitch, is iets wat niet te licht opgevat moet worden. Er wordt echt wel een prestatie van je gevraagd. Dat is niet om af te schrikken, maar om duidelijk te maken dat een degelijke voorbereiding op een speech geen overbodige luxe is.
Wie komt er straks luisteren naar jouw presentatie?
Voorbereiden op de speech
Een goede voorbereiding kan de kwaliteit van je spreekbeurt zeer effectief verbeteren. En daarmee dus het rendement sterk verhogen.
Spreken, speechen, pitchen… het leunt allemaal op twee pijlers:
- De inhoud, je verhaal, oftewel je tekst.
- Het spreken zelf, het speechen, presenteren of pitchen, ten overstaan van een groep(je) mensen.
Oftewel; het schrijven en het uitvoeren. Dit artikel gaat over de eerste pijler: hoe breng ik mijn boodschap onder woorden. Over het spreken zelf vind je hier later een apart artikel.
Vragen stellen
Als je de opdracht krijgt een speech te houden, is het zaak de opdrachtgever (ook als je dat zelf bent) direct een aantal vragen te stellen. Zo plaats je de opdracht in een helder en overzichtelijk kader en daar doe je jezelf een groot plezier mee.
Welke vragen stel je dan? Wat wil je van tevoren weten? Een greep uit de te stellen vragen:
- Voor wie ga je spreken? Wie zitten of staan er straks naar je te luisteren?
- Hoe groot is de groep, hoeveel mensen krijg je straks voor je neus?
- Waarover moet je verhaal gaan?
- Hoe lang moet de spreekbeurt duren? Dat lijkt wel een heel simpele, maar trap die open deur vooral in, wat je bespaart jezelf het risico van oeverloosheid. Hoe vaak heb je een speech gehoord die te kort was?
- Cruciaal; wat is het doel van je presentatie? Wat wil je voor elkaar krijgen, waar mik je op? Wat is dat specifieke resultaat dat je hoopt te bereiken?
Ken je publiek!
En daarmee komen we aan een heel essentieel punt: Ken je publiek! Wie zijn je toehoorders? Wat is jouw relatie tot hen? Spreek je op een aandeelhoudersvergadering? Moet je je magazijnmedewerkers de nieuwe brandvoorschriften uitleggen? Sta je voor een gezelschap deskundigen op je eigen vakgebied? Spreek je de familie van het bruidspaar toe?…
Dat wil je ook van tevoren weten. Dus stel ook deze vragen:
- Waar komen de mensen voor?
- Wat verwachten ze van je?
- Weten ze waar je over gaat spreken?
- Oftewel: Wat zit er in de hoofden van je toehoorders? Wat weten ze? En wat wil je dat ze weten nadát je gesproken hebt? Welke verandering wil je teweeg brengen bij je luisteraars?
- En niet te vergeten; wat zijn de consequenties van jouw boodschap voor hen? Wordt er iets van ze verlangd? Gaan ze er op vooruit? Is het een prettige boodschap? Brengt jouw verhaal druk met zich mee voor hen? Is er misschien weerstand?
Al met al is het geen gek idee om je verhaal in 15-20 woorden samen te vatten, en te proberen die samenvatting vervolgens te horen door de oren van je toehoorders. Ken je mensen uit de doelgroep? Leg dan je concept vooraf aan hen voor.
Checklist
Dat lijkt veel allemaal. Maar deze vragen, of liever de antwoorden er op, dragen stuk voor stuk bij aan de doeltreffendheid van je toespraak. Met een goede voorbereiding hou je de regie over je spreekbeurt in eigen hand.
Een simpele, maar uiterst bruikbaar hulpmiddel is: werken met een checklist. Dat stelt je in staat de meeste hobbels in de weg te elimineren.
Persoonlijk
Communicatie is de laatste jaren veranderd. Het heeft een persoonlijker karakter gekregen. Met een droog en zakelijk verhaal bereik je tegenwoordig niet meer het gewenste resultaat.
Mensen willen jou als mens zien, willen zich in jou kunnen verplaatsen. Willen ook het gevoel hebben dat je er echt zélf staat. Dan voelen ze zich serieus genomen.
Spreken is persoonlijk. Een spreker is zijn/haar eigen gereedschap. Je mag dus best jezelf laten zien, dan verbind je je met je toehoorders. Dan schuiven ze een beetje naar voren op hun stoelen. Bij een te stijf, te “officieel” verhaal, gaan ze juist achterover hellen. En als het tegenzit ook nog hun armen over elkaar slaan. Dat dat de perceptie van je boodschap niet ten goede komt, moge duidelijk zijn.
Werk met simpele taal. Eerder te veel ‘jip en janneke’ dan te weinig. De toehoorders zullen het waarderen en eventuele deskundigen in de zaal zullen er geen aanstoot aan nemen. Soms zijn er wel redenen om jargon te gebruiken. Bijvoorbeeld als je je kundigheid of autoriteit moet bewijzen. En bij sommige technische of inhoudelijke onderwerpen is het onvermijdelijk, mogelijk kan je dan met beeldspraak de inhoud verduidelijken. Let op wie er in de zaal zitten: als je een zaal vol experts hebt wil je niet dat die zich onderschat voelen en afhaken bij je (te simpele) verhaal. Bij een gemengd publiek kan je begrip vragen voor het verschil van kennisniveau in de zaal, zodat de aanwezige experts zich erkend voelen en zich niet irriteren aan het het eenvoudige taalgebruik voor de ‘leken’ bij de speech.
Wie komt er straks luisteren naar jouw speech?
Opbouw van je verhaal
Hoe breng je je boodschap onder woorden? Hoe bouw je je verhaal op? Los van alle factoren die natuurlijk per keer verschillend zijn; er is een heel simpele basisstructuur die voor alle vormen van spreken voor een groep van toepassing is:
- Begin
- Midden
- Einde
Zorg dat je verhaal een begin, een midden en een eind heeft… Klinkt als een open deur, maar deze drie fases hebben alle drie hun eigen belang.
Waarom niet meteen beginnen met de kern van je boodschap? Omdat je toehoorders even nodig hebben om kennis te maken met jou als spreker. De eerste zintuiglijke waarnemingen moeten verwerkt worden. Dat betekent dat de hersens van de mensen even bezet zijn, en nog niet aan het luisteren naar de inhoud toe komen.
Fase een: Begin
Hoe begin je? Waar open je mee? Er zijn collega’s die adviseren af te trappen met een grap. Dat kan werken, humor kan op zich een bijdrage leveren aan je verhaal. Het kan je publiek losser maken, en daardoor meer bereid zich open te stellen.
Maar het brengt een risico met zich mee; als die grap verkeerd valt, kost het veel zweetdruppels om de mensen weer terug te winnen. En al die tijd is de ontvankelijkheid van je gehoor, en daarmee de perceptie van de boodschap, niet optimaal.
Een rustig begin is veiliger, zeker als je (nog) niet een ervaren spreker bent.
Laat de mensen even wennen aan je verschijning, je stem, aan de zaal, aan de geluidsversterking etc. Daarna kun je kort uitleggen waar je verhaal over gaat.
Fase twee: Midden
Als het ijs gebroken is en de mensen weten “waar je naar toe wilt”, kan de inhoud aan bod komen, de kern van de boodschap. Dit is je wat je te vertellen hebt, waarom de mensen gekomen zijn. Nu kom je met je feiten, je informatie en je argumenten.
Deze tweede fase is uiteraard de langste van de drie.
Fase drie: Einde van de speech
Ten slotte, als je heb verteld wat je wilde vertellen, rond je af met een korte samenvatting, een opsomming van de essentiële punten van je betoog. Hierdoor zorg je ervoor dat het belangrijkste van je betoog ook daadwerkelijk blijkt hangen. Herhaal de 2 maximaal 3 hoofdpunten uit je verhaal. Niet meer.
Een andere manier om dit ‘driestappenplan’ uit te leggen is:
- Vertel wat je gaat vertellen
- Vertel het
- Vertel wat je verteld hebt
Toppen en dalen
Breng contrast aan in je tekst. Alleen maar enorm belangrijke zinnen over de mensen uitstorten, komt het perceptievermogen niet ten goede. Als er alleen maar toppen zijn, zonder dalen tussendoor, valt het niet meer op dat het toppen zijn. Af en toe even gas terug nemen, de mensen even de kans geven dingen te laten bezinken. Het tempo verlagen, een stilte laten vallen en dan weer aan de volgende beklimming beginnen.
Feedback vooraf
De meeste toespraken, pitches etc. zijn eenmalige gebeurtenissen. Dat is lastig; het is je generale repetitie, je première en je laatste ‘optreden’ in één.
Hoe kan je die spanning gedeeltelijk ondervangen?
Neem je verhaal door met iemand, een sparringpartner. Iemand die jou kent, of die vertrouwd is met het onderwerp waarover je gaat spreken.
Dat kan confronterend en oncomfortabel zijn. Maar dat traint je ‘presentatiespieren’. En dat betaalt zich uit op het moment suprême.
Kortom…
Een goeie speech of presentatie is een krachtig communicatiemiddel. En dus levert het veel op om daar tijd en energie in te steken.
Veel succes!
