Home » Een project opstarten

Een project opstarten

De start van een project

Regelmatig krijgen we tijdens deze trainingen dezelfde vraag: Wat is het verschil tussen een projectdoel en projectresultaat? En is dat verschil belangrijk? Om met de tweede vraag te beginnen: Ja, dat verschil is zeker belangrijk! Het  projectdoel en het projectresultaat zijn een van de eerste dingen die je helder moet krijgen bij de start van een project. Het is het fundament waarop je alle andere afspraken in het project daarna maakt. Meer uitleg van beide begrippen hieronder:

Definities

Een projectdoel geeft aan wat de opdrachtgever (en het projectteam) met het project wil bereiken. Dit wordt in algemene termen beschreven. Het bereiken van het projectdoel is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en draagt bij aan het behalen van de bedrijfsdoelen (zie figuur 1). Het projectdoel geeft antwoord op de vraag: waarom doen we dit project?

van bedrijfsdoel naar projectresultaat
figuur 1: van bedrijfsdoel naar projectresultaat

Een projectresultaat geeft aan welk product (of dienst) de projectleider met het project zal opleveren. Dit wordt in concrete termen beschreven. Het opleveren van het projectresultaat is de verantwoordelijkheid van de projectleider en draagt bij aan het behalen van het projectdoel.

Aan het verschil tussen beide begrippen verbind ik in de training een belangrijke les: Een projectleider die zijn rol serieus neemt, moet het projectdoel begrijpen maar is niet verantwoordelijk voor het bereiken ervan. Echter, het aannemen van een project betekent voor de projectleider wel dat hij verantwoordelijkheid neemt voor het realiseren van het resultaat.

Uiteenlopende verwachtingen

Cursisten mogen na een training hun eigen projectplan naar ons toesturen en om feedback vragen. Enerzijds lezen we vaak projectplannen waarin alleen bedrijfsdoelen en het projectdoel zijn beschreven. Echter, een helder gedefinieerd projectresultaat ontbreekt in die gevallen volledig. Anderzijds lezen we ook regelmatig projectplannen waarin het projectdoel is beschreven maar het projectresultaat niet concreet is uitgewerkt. In beide gevallen ligt een groot gevaar op de loer.

Als alleen bedrijfs- en projectdoelen zijn beschreven of het projectresultaat weinig concreet is, gaat een projectleider van start zonder precies te weten wat van hem wordt verwacht. In de praktijk betekent dit dat de projectleider een eigen projectinvulling kiest en daarmee mogelijk afwijkt van hetgeen de opdrachtgever verwacht. Deze uiteenlopende verwachtingen maken projecten al snel vaag, lastig bestuurbaar en nauwelijks succesvol. Besteed dus voldoende tijd aan projectdoel en projectresultaat.

Het eerste dat een projectleider in de training daarom leert, is vragen naar achtergronden. Hij zal met de opdrachtgever moeten praten over de bedrijfs- en projectdoelen. Hierdoor wordt immers snel meer duidelijk over de context van het project. Als deze context duidelijk is, dient de projectleider het gewenste projectresultaat in overleg met de opdrachtgever vorm te geven. Dit resultaat dient aan te sluiten bij de bedrijfs- en projectdoelen. Hoe concreter de projectleider het projectresultaat beschrijft en afstemt op de behoefte van de opdrachtgever, des te groter is de kans dat het project slaagt.

Voorbeeld Coca-Cola

Laat ik een en ander concreet maken middels een sterk vereenvoudigd Coca-Cola voorbeeld.

Bedrijfsdoel (management): Duurzame, winstgevende groei wereldwijd (lees hier meer).

Projectdoel (opdrachtgever): Vergroting van het marktaandeel Coca-Cola Zero in Nederland met 5% (fictief).

Projectresultaat (projectleider): Een reclamecampagne bestaande uit een 30 seconden durende Nederlandse televisiecommercial van HD-kwaliteit voor Coca-Cola Zero. De commercial dient gericht te zijn op mannen tussen de 16 en 40 jaar. Het onderwerp is een beachvolleybalwedstrijd op het strand van Scheveningen. De commercial dient 30 keer te worden uitgezonden op Nederland 1 en 2 vóór 31 mei 2018. Er moet een schriftelijke test in juni 2018 worden gehouden onder de doelgroep om de resultaten te meten.

work breakdown structure Coca Cola
figuur 2: schema van de onderdelen van het project (sterk vereenvoudigd).

 

Het bedrijfsdoel en projectdoel maken aan de projectleider duidelijk waarom het op handen zijnde project belangrijk is. Uit bovenstaand voorbeeld blijkt tevens waarom de projectleider niet verantwoordelijk kan zijn voor het projectdoel: Er dienen waarschijnlijk meer projecten te worden gedaan om het projectdoel te behalen. Denk bijvoorbeeld aan een project waarin het aantal verkooppunten van Coca-Cola Zero in Nederland wordt uitgebreid. Of een speciale kortingsactie die op touw moet worden gezet om consumenten te verleiden. Echter, het aanjagen van die projecten is een taak van de opdrachtgever.

Daarnaast zijn er zaken die buiten de invloedssfeer van het projectteam liggen die ervoor kunnen zorgen dat de 5% doelstelling toch niet gehaald wordt. Als er een zomer is met slecht weer en de doelgroep besluit om liever warme thee te drinken dan frisdrank bijvoorbeeld. Dan kan het projectteam wel een goed projectresultaat (een mooie reclamecampagne) leveren maar toch de doelstelling (5% groei marktaandeel) missen.

Lessen

De vijf te leren lessen voor een projectleider, kunnen als volgt worden samengevat:

  • Een projectdoel en projectresultaat zijn twee verschillende dingen.
  • Een opdrachtgever is verantwoordelijk voor het projectdoel en een projectleider begrijpt dit doel.
  • Er zijn vaak (maar niet altijd) meerdere projecten nodig om het projectdoel te behalen.
  • Een projectleider en projectteam is verantwoordelijk voor het projectresultaat.
  • In overleg met de opdrachtgever omschrijft een projectleider het projectresultaat zo concreet mogelijk want dit verkleint de kans op uiteenlopende verwachtingen.

Wil je een goede start maken met je project let dan op bovenstaande punten. Zo manage je de verwachtingen beter en verklein je de kans op problemen later. Geïnteresseerd geraakt in een training op het gebied van projectmanagement? Kijk dan op hier voor meer informatie  over onze projectmanagement opleiding .

Dit artikel is geschreven door Roel Janssen, een van de consultants van www.projectmanagement-training.nl.