De milieu-impact van projecten en organisaties inzichtelijk maken

In dit artikel kijken we naar de mogelijkheden van Green Project Management (GPM)* als hulpmiddel om de milieu-impact van organisaties en projecten inzichtelijk te maken.

Alle organisaties hebben een effect op hun omgeving en dus op het milieu. Die milieu-impact meetbaar te maken en te gaan managen is niet een eenduidige en eenvoudige klus. Om overzicht te creëren maken we een onderscheid tussen operationele activiteiten, projecten en ondersteunende activiteiten. De eerste categorie vormt de kern van veel bedrijven: de productie (assemblage) en levering van goederen en diensten, de tweede categorie zijn de projecten: tijdelijke werkzaamheden die zijn opgezet om een ​​uniek product te leveren als antwoord op een specifieke zakelijke behoefte. De laatste groep omvat alle noodzakelijke activiteiten die de operationele organisatie en projecten ondersteunen, inclusief juridische, financiële, human resources en dergelijk werk. In al deze categorieën kan er milieu-impact zijn en is het interessant te kijken hoe die gemanaged kan worden.

Windmills and solarpanels

Duurzaamheid van organisaties

Een belangrijke uitdaging is om de milieu effecten in kaart te brengen. Een organisatie kan haar (soms aanzienlijke) milieueffecten niet beheersen als zij deze niet in kaart brengt. Hier is de belangrijke term ‘materialiteit’. Materialiteit is de betekenis en omvang van de interacties van een organisatie met haar omgeving. Nogal een abstracte term, maar het gaat erom hoe milieubelasting plaatsvindt: door de uitstoot van CO2, Stikstofverbindingen, plastic afval, gebruik van (schaarse) grondstoffen, enzovoort. Het zal van het ene bedrijfsdomein tot het andere en van organisatie tot organisatie verschillen. Denk aan een softwarehuis, een bouwbedrijf en een luchtvaartmaatschappij. Elk van deze organisaties heeft een andere reeks interacties met zijn omgeving waarbij een andere milieu-impact optreedt.

ESG

Materialiteit is een cruciale term voor ESG (Environment, Social, Governance). ESG is voortgekomen uit de beweging naar Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en heeft een vrijwillige oorsprong. De laatste tijd is het meer een normatief raamwerk geworden dat zowel in de financiële sector wordt gebruikt als in de publieke sector. Bijvoorbeeld bij het beoordelen van investeringen en beleggingen of als wettelijke eis bij (duurzaamheids-) rapportages van bedrijven. Maar hoe definieer je de materialiteit oftewel de ‘duurzaamheidsscore’ van je organisatie om proactief of reactief te voldoen aan ESG standaarden?

Er ligt een uitdaging voor bedrijven om enerzijds de vrijheid te behouden om hun eigen duurzaamheidsaanpak te definiëren geworteld in eigen missie, visie en waarden, terwijl ze tegelijkertijd (moeten) voldoen aan de vereisten van steeds normatievere systemen zoals ESG of (Europese) wetgeving. 

De duurzaamheid van projecten

Projecten zijn een speciaal soort werkzaamheden van organisatie en omdat er zoveel verschillende soorten projecten zijn kunnen de tools voor duurzaamheid binnen een project behoorlijk specifiek zijn. Projecten zelf kunnen de duurzaamheid van organisaties vergroten. Een direct voorbeeld is de installatie van zonnepanelen of een zonnedak op de daken van magazijnen met emissievrije verwarmingssystemen.

Projecten op zichzelf moeten duurzaam zijn en projecten hebben dus hun eigen materialiteit. Green Project Management heeft een mappingtool op de markt gebracht, P5 genaamd, die helpt bij het in kaart brengen van de interacties van een project met zijn omgeving. Die tool geeft dus inzicht in de milieuimpact van je project.

Binnen de P5 matrix, staat de P voor een focusgebied. De 5 P’s zijn:

  • Product
  • Process
  • People
  • Planet
  • Profit.

Elke van deze 5 brede categorieën worden vervolgens verder gespecificeerd om gedetailleerde domeinen te identificeren waarbinnen de milieu-impact plaatsvindt. De configuratie van de vijf categorieën zorgt voor een evenwichtig perspectief. Het is niet zo dat een categorie belangrijker is dan een andere of dat het alleen om de belangen van de natuur gaat. De ‘Categorie People (“Mensen”) richt zich bijvoorbeeld op de belangen van de menselijke stakeholders. Dit gaat samen met economische belangen, omdat er ook rekening moet worden gehouden met de winstgevendheid. Het P5-model houdt ook rekening met de duurzaamheid van het (project)product en de duurzaamheid van het leverings- (productie)proces. Uiteraard is de P5-matrix een territoriumkaart die selectie mogelijk maakt. Het projectteam en de belanghebbenden zullen in staat zijn de aspecten van de projectomgeving te identificeren die van belang zijn voor een bepaald project.

In onderstaande tabel staan de categorieën van het P5 model verder uitgewerkt

GPM P5 Ontology

GPM P5 Ontology, source: ‘The GPM P5™ Standard for, Sustainability in Project Management, GPM Global, Version 2.0.’

ESG en P5 combineren

Let op de overeenkomst tussen het ESG-framework en het P5-model, met als opmerking dat het P5 model zowel breder als specifieker is. Winst correspondeert met het domein Economie, People correspondeert met het domein Sociaal. Organisatorisch bestuur in enge zin wordt gewoonlijk opgevat als de regels binnen een organisatie. Meestal wordt het bestuur van de organisatie geassocieerd met de beslissingsautoriteiten en -mechanismen, inclusief onafhankelijkheid en transparantie. Als we dat perspectief wat verbreden, zullen we zien dat het gaat om de verzameling interne en externe belanghebbenden en hun interacties. De P5-matrix is hiermee nuttig om de materialiteit op projectniveau en op organisatieniveau vast te stellen en biedt meer houvast dan het ESG model.

Milieuvoor- en nadelen van een project

Als de materialiteit van een project bekend is, is het gemakkelijker om de verwachte voordelen en mogelijke nadelen van een project te definiëren. Dit zal onderdeel worden van de inhoud van de projectverantwoording, meestal geschreven in een business case. Traditioneel gezien heeft de definitie van projectvoordelen een financiële insteek. Het groene perspectief nodigt ons uit om veel breder te kijken door ook naar sociale en ecologische (na- en ) voordelen te kijken en deze proactief te beheren.

Energiecentrale in landbouw en natuurgebied

Daarom moeten de duurzaamheidseisen worden geïdentificeerd in het projectmandaat in de projectcharter (zoals in PMI en PMBoK) of in de briefing (zoals in PRINCE2) en opgenomen worden in de werkverklaring of project product beschrijving of in het project doel (Scrum). In de planningsfase zullen de duurzaamheidsactiviteiten gepland moeten worden in een specifiek duurzaamheidsplan en aanpak, waardoor we de duurzaamheidsactiviteiten later kunnen uitvoeren en kunnen beheersen.

Hoe in de praktijk?

Om duurzaamheid in de praktijk te brengen hebben we de juiste hulpmiddelen en methoden nodig. Green Project Management biedt een gereedschapskist hiervoor. Het zal nuttig zijn over de hele linie, op de verschillende niveaus van een organisatie. Het uitgangspunt is een strategie die de duurzaamheidsdoelstellingen definieert.

Het in kaart brengen van de significante interacties met de omgeving is van cruciaal belang om ons inzicht te geven in de materialiteit van een organisatie. Vervolgens kan de strategie worden vertaald in een portfolio van projecten en programma’s, die op zichzelf de aspecten van duurzaamheid moeten integreren. Het project zal veranderingen teweegbrengen in het productontwerp en de productieprocessen, terwijl er inspanningen nodig zijn om de sociale, ecologische en economische interacties van alle belanghebbenden zo goed mogelijk te managen en schadelijke interacties te minimaliseren. Hoewel ambitieuze doelstellingen belangrijk zijn, zijn de alleen inspanningen al waardevol. Het is de moeite waard om te beginnen met proefprojecten, waarin een aantal van de instrumenten en methoden in de praktijk zullen worden gebracht, waardoor testen en leren mogelijk wordt.

Daarbij is de betrokkenheid van belanghebbenden cruciaal. Een nuttige vorm daarvan is een gefaciliteerde workshop, of een serie, die de geïnteresseerde partijen samenbrengt (zoals in Agile of Scrum projecten gedaan wordt, maar ook in andere projectmanagement vormen toegepast kan worden). De workshops kunnen worden georganiseerd voor strategieontwikkeling, bepaling van de projectportfolio en vervolgens voor het in kaart brengen van de omgeving bij elk project (of programma). Dit allemaal leidt tot het formuleren van een duurzaamheidsmanagementplan, wat weer nodig kan zijn bij ESG rapportage of om te voldoen aan (toekomstige) wetgeving.

Concluderend

De P5-standaard is een nuttig hulpmiddel voor het in kaart brengen van de impact en interacties van de projectomgeving. Het is een hoeksteen van duurzaam projectmanagement, waardoor we serieus rekening kunnen houden met de projectomgeving en tegelijkertijd aandacht kunnen besteden aan de verschillende aspecten ervan. Door de P5-standaard te koppelen aan een bredere duurzaamheidscontext van organisaties, in het bijzonder de ESG-vereisten, kunnen we een alomvattende en systemische aanpak opbouwen die ons zal helpen de duurzaamheid van de organisatie te versterken.

Hier is meer te vinden over onze opleiding voor groene projectleiders.

*Green Project Management® is a project management approach developed by GPM Global, a US-based global organisation promoting sustainability in project management, including a project management method called PRISM™ , the P5 Standard™, and professional certification programme.

Dr Arthur Kasza is a GPM-b Certified Green Project Manager, and GPM licenced Consultant and Assessor.