Home » Handboek projectmanagement » 2. Besturen van een project » Informatie

Categorie: Informatie

Informatie

De factor informatie binnen projecten gaat over hoe, door wie en op basis waarvan beslissingen genomen worden. Wie mag of mogen er beslissen over welke zaken in het project? Is dat de projectleider, de opdrachtgever of een inhoudelijke expert uit het team? Wat wordt er gearchiveerd en door wie? Wordt er gebruik gemaakt van hulpmiddelen als een projectwebsite, issue tracker, e-mail notificatie of een gezamenlijke agenda?

Dergelijke informatievragen moeten worden beantwoord voordat een project kan starten. Organisaties die regelmatig werken met projecten hebben vaak een aantal hulmiddelen (bijvoorbeeld Word templates) klaarliggen voor het hanteren van de informatie binnen een project.

Informatie in projectplannen:

  • welke informatie moet bij wie, wanneer terecht komen en op welke manier
  • welke informatie wordt er geregistreerd, verspreidt en/of gearchiveerd
  • welke informatiehulpmiddelen worden er gebruikt

Informatie in voortgangsbewaking:

  • zorgen voor overlegmomenten
  • zorgen dat de juiste informatie bij de juiste personen komt
  • kijken of gemaakte afspraken worden nagekomen

Informatie in de projectverantwoording:

  • schrijven van de projectrapportage

In de bijlage 6 tot bijlage 9 is bij dit handboek een aantal voorbeelden van informatieformulieren bijgevoegd.
De formulieren kunnen gebruikt worden bij de informatie-uitwisseling in een project:

  • Issuelijst
  • Actie en besluitenlijst
  • Risicolog
  • Gespreksverslag

De issuelijst is een lijst waarin alle punten die besproken moeten worden, worden verzameld. De issuelijst moet regelmatig worden besproken. Voor het bijhouden van de voortgang en het registreren van genomen besluiten is een model voor een actie en besluitenlijst bijgevoegd. Er is een risicolog bijgevoegd waarop de risico’s die tijdens het project worden gesignaleerd, kunnen worden geregistreerd. Deze risico’s moeten dan in het volgende overleg van het projectteam besproken worden en waar nodig geëlimineerd. Tenslotte is een standaard gespreksverslag bijgevoegd als voorbeeld van hoe gespreksverslagen opgesteld en gearchiveerd kunnen worden. In Bijlage 3 is een overzicht gegeven van nuttige hulpmiddelen van derden.
Een belangrijk aspect van de bewaking van informatie rond projecten, is dat de beslissingen die genomen worden reproduceerbaar zijn. Heel vaak komt het voor dat beslissingen mondeling genomen worden en niet gearchiveerd worden. Hoe duidelijk de beslissing op dat moment ook lijkt voor beide partijen, de beslissing moet later op schrift terug te vinden zijn. Als dat niet kan, is de ongedocumenteerde beslissing een bron van misverstanden of zelfs conflicten.
Veel projecten lopen vertraging op door allerlei interventies van buitenaf (‘dit is even belangrijker’, ‘dit is politiek beter’, ‘de klant wil dat we eerst aan wat anders werken’, enzovoort). Het kan verstandig zijn om voor jezelf een log bij te houden waarin je dit soort interventies bijhoudt, zodat het voor jou later duidelijk is waarom een project vertraging heeft opgelopen.