Home » Handboek projectmanagement » Bijlage 9: Voorbeeld gespreksverslag

Bijlage 9: Voorbeeld gespreksverslag


Notulen van Projectnaam: <vul hier de projectnaam in>
Datum: <vul hier de datum in van het gesprek/ de vergadering>
Notulist <vul hier de naam in van de persoon die dit document heeft opgesteld>
Aanwezig: <vul hier de namen in van de aanwezigen bij het overleg>
Afwezig met kennisgeving: <vul hier de namen in van diegenen die afwezig waren met kennisgeving>
Afwezig zonder kennisgeving: <vul hier de namen in van diegenen die afwezig waren zonder kennisgeving>


Agenda

<Hier komt de lijst van de zaken zoals die op de agenda stonden tijdens het overleg, bijvoorbeeld:>

  1. Goedkeuring gespreksverslag vorige vergadering
  2. Bespreken actielijst
  3. Bespreken besluitenlijst
  4. Bespreken issuelog
  5. Bespreken risicolog (nieuwe risico’s en knelpunten)
  6. Voortgang project
  7. Aanpassing planning
  8. Overleg met management
  9. Rondvraag
  1. Goedkeuring gespreksverslag vorige vergadering
    Piet heeft aangegeven dat in het verslag zijn opmerkingen over de ontwikkelingen van nieuwe software bij de concurrent niet goed zijn opgenomen. Hij zal een korte email sturen naar de notulist met een correcte weergave van zijn ideeën. De overige aanwezigen geven aan dat ze akkoord gaan met het verslag.
  2. Actielijst
    Er zijn acties afgemeld en nieuwe acties aangemeld.
    zie het aparte document ActieEnBesluiten.doc
  3. Besluitenlijst
    Zie de aparte actie- en besluitenlijst voor de genomen beslissingen.
    zie het aparte document ActieEnBesluiten.doc
  4. Issuelog
    Zie de aparte issuelog voor de issues welke nog openstaan.
    Er zijn deze week geen nieuwe issues aangemeld.
  5. Risicolog
    Henk heeft een nieuw risico gesignaleerd dat we over het hoofd hebben gezien. Wat moeten we doen als onze leverancier van software failliet gaat? Dit risico is opgenomen in de risicoloos. Klaas gaat er over nadenken en kijken wat de contracten met de leverancier daarover zeggen.
    Zie verder de risicolog.
  6. Voortgang projectPartner 1
    In de Java straat wordt hard gewerkt aan de realisatie van de software. In totaal zijn er nu drie engineers toegewezen aan het project
    De testers zijn nu bezig met de voorbereiding van de testscripts. Henk heeft gevraagd aan Marie of hij dit heeft opgestuurd aan Floor. Kees geeft aan dat de detailtest plannen geen deliverables zijn. De testscripts wel. Indien de partner inzicht in de voor genoemde plannen wil. Dan kan dat uiteraard altijd.Partner 2Floor heeft aangegeven dat ze nog druk bezig zijn met een nieuwe naam voor het product. Henk zal alvast een wijzigingsvoorstel op zetten waardoor de impact op het project inzichtelijk wordt.
    De offerte van Leverancier voor de Licenties is nu binnen.
    Betreffende de rapportage aan de financier heeft Floor aangegeven dat ze begin oktober weer een rapportage willen doen aan de financier. We hebben afgesproken dat we vijf werkdagen na de afsluiting van September de rapportage aanleveren aan de partner.

    Deelnemers afgelopen periode

    Naam Functie
    Piet Pieterse Uitvoeringsmanager
    Jan Jansen Projectleider
    Enz. Lead Engineer CLient PRODUCT
    Technisch Architect
    Lead Engineer Server PRODUCT
    Java Engineer
    Kwaliteits/Testmanager
    Test Coördinator

    Deelnemers komende periode

    Naam Functie
    Klaas Klaaszoon Uitvoeringsmanager
    Marie de Boer Projectleider
    Enz. Lead Engineer CLient PRODUCT
    Technisch Architect
    Lead Engineer Server PRODUCT
    Java Engineer
    Kwaliteits/Testmanager
    Test Coördinator
  7. Aanpassen planning
    Hieronder staat de nieuwe planning waarvan de partners nu in het project hebben aangegeven dat hij realistisch is op dit moment

    Fase / Mijlpaal Startdatum / Mijlpaaldatum Einddatum Wie
    Voorbereiding 7-4-03 6-6-2003 Partner1
    Ontwerp 7-4-03 6-6-2003 Partner1 + partner2
    Besluitvorming 10-6-2003 13-6-2003 Partner1 + partner2
    Accorderen ontwerp 13-6-2003 13-6-2003 Partner2
    Realisatie / Test uitvoering 30-6-2003 28-11-2003 Partner1
    Oplevering 1e versie 28-11-2003 28-11-2003 Partner1
    Acceptatietest 1-12-2003 2-01-2004 Partner2
    Ondersteuning bij acceptatietest 1-12-2003 2-01-2004 Partner1
    Acceptatie 2-01-2004 2-01-2004 Partner2
    Substantiële gebruikerstest 2-01-2004 25-06-2003 Partner2
    Ondersteuning bij substantiële gebruikerstest 2-01-2004 25-06-2003 Partner1
    Optimalisering 28-06-2003 27-08-2003 Partner1
    Oplevering 2e versie 27-08-2003 27-08-2003 Partner1
    Garantie 27-08-2003 26-11-2004 Partner1
  8. Overleg met het management
    Klaas heeft in zijn rol als projectleider overleg gehad met het management. Hij management wil dat het project binnen 1, uiterlijk 2 maanden afgerond is. Klaas heeft aangegeven dat hij denkt dat het niet haalbaar is, maar dat het team toch zijn best zal doen om het (on)mogelijke te doen.
  9. Rondvraag
    Marie geeft aan dat de vergadering nu alweer 2 uur heeft geduurd, terwijl de doelstelling was om dat te beperken tot maximaal 3 kwartier. Graag een ieders inzet om kort te vergaderen.Henk geeft aan dat hij niet bij de volgende bijeenkomst kan zijn.

Volgende bijeenkomst(en)

Project voortgangsoverlegWekelijks.Dinsdag 19 augustus 200613:00 uurPartner 1 kantoor RotterdamKlaas, Henk, Floor, MarieHenk

Voorlopige agenda:

  1. Gespreksverslag vorige vergadering
  2. Actielijst
  3. Besluitenlijst
  4. Afwijkingen van Specificatie
  5. Voortgang project
  6. Planning (mijlpalen/wijzigingen)
  7. Meer/Minderwerk
  8. Issuelog
  9. Risico’s en knelpunten.
  10. Overige/Rondvraag