PM Toolbox – Best practices in projectmatig werken
Als je je projecten wilt verbeteren dan is er een heel scala aan interventies die je kunt proberen. Sommige ingrijpend zoals het omschakelen naar agile werken en andere verbeterpunten heel klein zoals het doen van een onderzoek of er al een soortgelijk project eerder heeft plaatsgevonden voordat je start met een nieuw project. In onderstaande tabel staan een hoop verbeterpunten voor jouw project en het is aan jou om na te gaan in welke mate jullie die leerpunten in jullie aanpak van projecten hebben geïntegreerd. Let op dat de verbeterpunten soms in samenhang werken maar soms ook niet en het is zeker geen doel op zich om alle ‘vinkjes’ te halen. Bij sommige projectorganisaties helpt het wat meer te veranderen om stap te maken in projectvolwassenheid bij andere organisaties helpt een klein beetje meer structuur in een project al veel en is dat ook genoeg. Of leert de praktijk dat een paar kleine verbeteringen het maximaal haalbare is, bijvoorbeeld omdat de cultuur van projectmatig werken ontbreekt en de wens om dit te veranderen er ook niet is.
Zie hieronder verder de zelfscan voor je projecten. De lijst is niet uitputtend, maar een aantal belangrijke inzichten staan erin verwerkt. Neem gerust contact met ons op als je hier vragen over hebt.
(0 = niet; 1 = onvoldoende; 2 = kan nog beter; 3 = geïntegreerd)
en vraag jezelf af: “Waarom doe ik dat niet ?”, “Hoe zou ik dat toch kunnen doen ?”
| Best practice | OK? | |
| PROJECT SETUP | ||
| 1) Portfoliomanagement: een overzicht van alle huidige en toekomstige projecten binnen de organisatie en hun respectievelijke belasting van de resources zodat prioriteiten gesteld kunnen worden | ||
| 2) Methodologie: vaste afspraken en werkwijzen over de manier waarop projecten moeten worden aangepakt. Hoe wordt op de toepassing ervan toegezien ? | ||
| 3) Onderzoek: ga intern of op het internet op zoek naar eerdere ervaring (white papers, checklists, …); vind niet onnodig het wiel opnieuw uit ! | ||
| 4) Doorvragen: durf vragen te stellen om goed te begrijpen waar het om gaat (doelstelling, probleemstelling, conflicten, …); gebruik bij voorkeur ‘open’ vragen | ||
| 5) Stakeholderanalyse: heb je in kaart gebracht wie er allemaal bij het project betrokken is, hoe verhouden ze zich en op welke wijze organiseer je de communicatie ? | ||
| 6) Interest mapping: een visueel overzicht van alle betrokken partijen, op zoek naar gemeenschappelijke belangen | ||
| 7) Project canvas: een visueel overzicht op één pagina van alle relevante vragen en informatie m.b.t. het project als basis voor de initiatie van je projecten | ||
| 8) Project Initiatie Checklist: een herbruikbare en aanpasbare lijst van aandachtspunten tijdens de initiatie van het project | ||
| 9) Project Brief: een beknopte beschrijving van de projectopdracht als basis voor overleg met betrokken partijen | ||
| 10) Project Initiatie Documentatie: budget, tijdslijn, scopedefinitie, risico’s, … gebruik bv. excel om in een overzichtslijst documenten met gedetailleerde informatie te hyperlinken | ||
| 11) Business Case: op basis van welke (meetbare) aannames en criteria wordt over de scope van het project (grenzen & opportuniteiten) beslist ? | ||
| 12) Faseren van de levenscyclus: opdelen van het project in opeenvolgende stappen zodat het geheel stap voor stap geïmplementeerd en opgevolgd kan worden | ||
| 13) Project sponsor: wie zal binnen de organisatie de nodige invloed uitoefenen op / beslissen over het ter beschikking stellen van de nodig middelen? | ||
| 14) Projectcoördinator: wie gaat het project dagdagelijks opvolgen? Wie is het aanspreekpunt? | ||
| 15) Projectmanager: in welke mate kan de projectcoördinator autonoom handelen en dus sneller beslissen? | ||
| 16) Empowerment: worden de leden van het projectteam aangesproken op hun autonomie om zichzelf te organiseren en geeft dit meer betrokkenheid en een snellere uitvoering van taken? | ||
| 17) Verwachtingsmanagement: hoe zorg je ervoor dat iedereen de neus in dezelfde richting heeft en dat de verwachtingen realistisch zijn? | ||
| 18) MoSCoW: de beperking van opties (c.q. Must/Should/Could/Will not have) faciliteert het beslissingsproces, zeker als er meerdere betrokkenen zijn | ||
| 19) Stuurgroep: al diegenen die nodig zijn om beslissingen af te dwingen ontmoeten elkaar bij regelmaat onder begeleiding van de projectmanager | ||
| 20) Project Support Office: de logistieke ondersteuning waardoor de projectmanager zich meer op het beheer van het project kan concentreren | ||
| 21) Project Management Office: alle ondersteunende diensten (juridisch advies, competentiemanagement & training, budgeting, productbeheer, …) in het kader van portfoliomanagement (meerdere projecten tegelijk) | ||
| PROJECT FOLLOW-UP | ||
| 22) Scope management: hoe zorg je ervoor dat aanpassingen als gevolg van voortschrijdend inzicht binnen de beperkingen van tijd en budget blijven | ||
| 23) RFC (Request for change): een gestandaardiseerde en door alle betrokkenen gekende procedure waardoor scope-wijziging niet lichtzinnig wordt toegepast | ||
| 24) Issue & change Register: een opvolgsysteem voor probleemmeldingen en scope-wijzigingen; soortgelijke ‘registers’ kun je opzetten om risico’s en kwaliteitsaspecten op te volgen. | ||
| 25) Voortgangsrapportage: de regelmaat is het vliegwiel voor de effectieve uitvoering van het project! | ||
| 26) Mijlpaalplanning: een overzicht op één pagina van de belangrijkste projectstappen (beslissingen & realisaties) op basis waarvan de voortgang in kaart kan worden gebracht | ||
| 27) % complete: een beperkte keuze van statussen versnelt de voortgangsrapportage en verhoogt de betrokkenheid van de uitvoerder van taken bij de inschatting: 0% = niet gestart; 25% = begonnen; 50% = in progress; 75% = volgende revisie is het klaar; 100% “af” = “af” ! | ||
| 28) Dashboardrapportage: een snelle indicatie van de echt belangrijke aandachtspunten door middel van normwaarden (bv. deadlines) en kleurcodes (bv. rood=kritiek, groen=as planned) | ||
| 29) Leerjournaal: het systematisch notuleren en uitwisselen van ervaringen (goed en slecht) opgedaan tijdens de uitvoering van het project is de basis van een ‘lerende organisatie’ | ||
| 30) Eindrapport: het formeel afsluiten van de projectopdracht zodat ingezette middelen voortaan elders kunnen worden ingezet | ||
| 31) Acceptatiecriteria: op voorhand afgesproken en meetbare criteria op basis waarvan het opgeleverde projectresultaat door de opdrachtgever zal worden beoordeeld | ||
| PROJECT SCHEDULING | ||
| 32) WBS (Work Breakdown Structure): een volledige, hiërarchische lijst van projecttaken die telkens toegewezen zijn aan een specifieke verantwoordelijke uitvoerder | ||
| 33) PBS (Product Breakdown Structure): een volledige, hiërarchische lijst van componenten die samen het eindproduct van het project bepalen | ||
| 34) OBS (Organisation Breakdown Structure): een volledig, gestructureerd overzicht van alle bij het project betrokken partijen als basis voor het identificeren van werkpakketten (zie verder) | ||
| 35) Werkpakketten: duidelijk afbakenen van wie waarvoor verantwoordelijk is bij de uitvoering van het project en de bijhorende acceptatiecriteria | ||
| 36) 80-uren regel: het opdelen van projecttaken in uitvoerbare stukken met een tijdshorizont van maximaal 2 weken maakt de inschatting van tijd en geld des te betrouwbaarder | ||
| 37) Netwerkplanning: welke werkpakketten zijn onderling afhankelijk van elkaar (vertraging bij de een betekent vertraging bij de ander) | ||
| 38) Kritiek pad: welke werkpakketten brengen ingeval van laattijdige uitvoering de doorlooptijd/einddatum van het project in gevaar ? | ||
| 39) Kritieke keten: welke middelen (mensen of materieel) hebben een mogelijke impact op de doorlooptijd van het project ? | ||
| 40) Cashflow: zorg ervoor dat, op basis van de tijdslijn, inkomende en uitgaande facturen tijdig betaald worden zodat het project niet in financiële nood geraakt | ||
| 41) Crashing: meer middelen inzetten om de doorlooptijd te bewaren/verkorten | ||
| 42) Fast tracking: start zo snel mogelijk, ook als de voorafgaande taak nog niet geheel beëindigd is (bv. vertalen van een website in ontwikkeling) | ||
| 43) Tijdslijn: maak de huidige status van het project zichtbaar binnen de levenscyclus van het project (één lijn met mijlpalen dan wel een volledige Gantt chart) | ||
| AGILE PROJECT MANAGEMENT | ||
| 44) Lean: elimineer systematisch alle inefficiënties uit de aanpak van het werk zodat het tijdig opleveren van goede kwaliteit ook op de lange termijn kan volgehouden worden | ||
| 45) Kaizen: continu verbeteren van producten en processen in kleine stappen, uitgevoerd door zelfsturende teams | ||
| 46) Sprint: werken in korte, regelmatige cycli (timeboxes) levert snelle terugkoppeling op die bijsturing in de loop van het project mogelijk en efficiënt maakt | ||
| 47) Sprint planning sessie: deze korte maar krachtige vergadering biedt concrete afspraken over prioriteiten en aanpak alvorens van start te gaan met de uitvoering van projectopdrachten | ||
| 48) Sprintdoel: duidelijkheid in de verwachtingen op korte termijn verhoogt de focus in de uitvoering van het dagelijkse werk | ||
| 49) Product Owner: de persoon die verantwoordelijk is voor het zakelijke beheer van het project (‘product’management) | ||
| 50) Scrum Master: de persoon die instaat voor a) de begeleiding van het projectteam bij het toepassen van de methode en b) het faciliteren van het werk zodat teamleden zich voluit kunnen focussen op de uitvoering ervan. | ||
| 51) User stories: het beschrijven van op te leveren resultaten in de taal van de eindgebruiker / klant | ||
| 52) Task refinement: het verknippen van user stories in concrete uitvoerbare opdrachten van maximaal 1 tot 2 dagen werk voor de uitvoerder van de taak | ||
| 53) Story Points: methode om de werklast van projecttaken te kwantificeren rekening houdend met de complexiteit van een taak en de risico’s inzake de uitvoering ervan | ||
| 54) Scrum poker: de Delphi methode (integratie van opinies van verschillende experten tot één besluit) op basis van een beperkt aantal, relatieve waarden (1,2,3,5,8,20, … of XS S M L XL) | ||
| 55) Daily Stand-up: een dagelijkse synchronisatievergadering binnen het projectteam van max. 15’, rechtstaand, om de prioriteiten scherp te houden en mogelijke oorzaken van vertraging (‘obstakels’) vroegtijdig te detecteren | ||
| 56) Product review/demo: korte presentatie van de tot nog toe behaalde resultaten zodat eventuele bijsturing (voortschrijdend inzicht) vroegtijdig kan ontdekt worden; deze ‘demo’ is een motiverend kort ‘moment van roem’ voor het hard werkende projectteam | ||
| 57) Sprint retrospective: nabespreking over de manier waarop het projectteam tewerk gaat zodat ook hier tijdig kan worden geleerd en bijgestuurd | ||
Dit is een bijdrage van Tom Jacobs. Hij is een van onze trainers projectmanagement, timemanagement en agile uit ons team.