Wat is Agile?

Agile is begin jaren 90 ontstaan als alternatieve methode voor projectmanagement bij een groep ontevreden programmeurs. Zij liepen zoals zovelen die projecten doen tegen de bekende lijst van ‘projectproblemen’ aan: hoge werkdruk, onhaalbare deadlines, budgetoverschrijdingen, spanningen tussen projectleden, kwaliteitsproblemen, enzovoort. De vraag was of er niet een betere projectaanpak zou zijn die een groot deel van bovenstaande problemen zou ondervangen.

Agile of waterval pad van een project

Traditionele projectaanpak

In de traditionele projectmanagement methodes (ook wel waterval aanpak) werd en wordt er vooraf een dik projectplan gemaakt waarin men zo goed mogelijk het pad naar het resultaat probeert te beschrijven, in te schatten qua kosten en tijd en de projectleiders daarna het projectteam daaraan probeert te houden. De Agile aanpak gaat uit van een andere benadering: agilisten gaan ervan uit dat het heel moeilijk-zo niet onmogelijk is- om vooraf een project in een goed plan en ontwerp te vatten. Daardoor zullen planningen van tijd, geld en projectresultaat altijd anders uitpakken dan in het plan. Waarom zou je dan nog zo veel tijd besteden aan het schrijven van een projectplan als het toch niet uitkomt? Agile projecten volgen een andere benadering waarbij het project tijdpad opgedeeld wordt in een aantal korte iteraties van bijvoorbeeld 2 of 3 weken. Het team gaat vervolgens per iteratie kijken wat op dat moment het meest belangrijke werk is. Na een werkperiode van 2 of 3 weken wordt er weer opnieuw gekeken naar de situatie op dat moment.

In onderstaande video van Henrik Kniberg wordt het agile proces uitgelegd (Engelstalig).

Agile in een notendop (Engelstalig)

Agile aanpak in essentie

In plaats van dat je vooraf een uitgebreid projectplan maakt met ontwerpen en onderzoeken vooraf ga je in de Agile projecten direct aan de slag. In een korte tijdframes (iteraties, timeboxen of in Scrum terminologie: sprints) van ongeveer 1 tot 4 weken bouw je een deel van het project. En dan na die periode (iteratie, timebox, sprint) bekijk je opnieuw wat dan het belangrijkste is om te doen in de volgende iteratie. Zo kom je tot het eindresultaat in een x aantal iteraties. Er zijn nog een aantal details en nadere aspecten maar In een paar zinnen is dat hoe de Agile aanpak werkt in de kern werkt.

Agile brengt een aantal nieuwe uitgangspunten en inzichten naar projecten zoals:

  • Teamleden hebben veel meer te zeggen over het project en zijn dus vaak in meerdere afwisselende rollen: adviseur, uitvoerder, ontwerper, planner
  • Het ontwerp van een projectresultaat ontstaat gaandeweg en wordt niet of nauwelijks vooraf bepaald
  • Projectstappen (mijlpalen, tussenresultaten) worden in kleinere delen geknipt waardoor het werk overzichtelijker wordt en er sneller bijgestuurd kan worden als een te bouwen element niet uitpakt als gewenst
  • Teams worden uitgenodigd dingen uit te proberen waardoor innovativiteit en creativiteit ontstaat (en meer motivatie!)
  • De planning van het project gaat op basis van de kleinere elementen realistischer (in tegenstelling tot grote deadlines over ‘een paar maanden’)
  • Het team gaat vrijwel direct bouwen en zal niet wachten op instructies van een projectplan

Agile werken heeft een paar grote voordelen:

  • Door de iteratieve aanpak kan je het project in een andere richting sturen als dat nodig is, bijvoorbeeld als de specificaties van een beoogd projectresultaat tussentijds wijzigen
  • Door het regelmatig opleveren van tussenresultaat komen problemen en fouten eerder aan het licht
  • Het hele team wordt betrokken bij de bouw en ontwikkeling van een project in plaats van losse gespecialiseerde ontwerpers, projectleider(s),  bouwers en testers
  • Het team komt minder onder druk te staan doordat er minder kans is op te veel werk in een iteratie ‘proppen’ (in vergelijking tot de druk om een –vaak niet realistische- deadline te halen)
  • Door de relatief korte iteraties is de voortgang van het werk zichtbaarder wat motiverend werkt voor het team alsmede meer inzicht geeft in de voortgang aan opdrachtgevers
  • Agile werkt onder andere goed bij creatieve projecten zoals onder andere softwareontwikkeling, productontwikkeling, research en development projecten. Ook is het goed toepasbaar bij veel studentenprojecten in het onderwijs.

(zie ook: het Agile manifest)

Na het succes van Agile methodes als Extreme Programming, Scrum en DSDM in de ICT wereld wordt de aanpak nu vaker in andere omgevingen toegepast. Er lijken partijen te zijn die Agile werken of een methode als Scrum overal te willen toepassen maar dat is geen goed idee. Evenmin is Agile altijd een betere aanpak dan traditioneel projectmanagement. In veel gevallen is het wel een goed idee om vooraf een project goed door te denken voordat men aan de slag gaat. Zoals bij (sommige) grotere projecten of projecten waarbij het niet mogelijk is om later in het proces nog wijzigingen door te voeren. Zoals in dit voorbeeld waarin de aanleg van een vliegveld niet vooraf goed doordacht en technisch doorgerekend was. Lees hier meer over valkuilen of nadelen van Agile werken.

Soorten Agile, wat is Scrum?

Net zoals bij ‘gewoon’ projectmanagement zijn er bij Agile allerlei stromingen ontstaan. De bekendste zijn: Extreme Programming, Scrum, DSDM, Chrystal Clear en vele Agile methodes voor grote groepen (“scaled Agile”). Vooral Scrum is populair geworden en is nu de meest gebruikte Agile methode. lees ook: Wat is Scrum?

Let er wel op dat net zoals bij de projectmanagement methodes bijna niemand de Agile methodes naar de letter toepast. En ook dus Scrum wordt vaak op een ‘eigen manier’ toegepast. Er zijn allerlei eigen variaties op Scrum ontstaan en daarmee is ook de discussie over wat dan wel of niet werkt ingewikkeld geworden. Hoe streng moet je bepaalde Scrum spelregels toepassen? Bijvoorbeeld: “moet een iteratie een vaste periode zijn of mag die variëren? Is de van oorsprong Amerikaanse methode wel toepasbaar in andere culturen? Er zijn ook mensen die stellen dat Scrum eigenlijk niet “Agile genoeg” is. Dit soort discussies krijgt (online) vaak meer het karakter van een stammenstrijd dan dat men inhoudelijk gewoon kijkt welke werkwijze wel of niet werkt in een bepaalde situatie en waarom.

Pseudo Agile

Soms is het de vraag of een werkwijze bij een project wel Agile mag heten. Zo kwamen wij teams tegen die claimen dat ze ‘Agile’ zijn omdat ze een keer per week bij elkaar komen en met “product backlog” werken, waarbij taken op gele briefjes worden geschreven. Dit is niet wezenlijk anders dan de todo lijst die bijvoorbeeld ook in PRINCE2 of in projectmatig werken gebruikt wordt. Alleen dan omgedoopt naar de Agile benaming: “product backlog”. Maar die naamswijziging alleen of het plakken van gele briefjes maakt een team niet Agile. Of het voorbeeld van een bouwplaats waar Scrum was ‘geïntroduceerd’ omdat het team nu elke ochtend begon met een staand werkoverleg (maar verder niets uit de Scrum methode overnam).

Voorheen: “ochtend werkoverleg”. Vanaf nu:”Daily Scrum standup meeting”

Er kan verwarring ontstaan door eigen variaties op Agile of Scrum en dat is onhandig omdat het onduidelijkheid en communicatieruis brengt. Agile werken wil niet zeggen dat je geen enkele spelregel van samenwerking meer hoeft af te spreken. Zo kwamen we naar aanleiding van onze Agile Scan een organisatie tegen waarbinnen er wel drie verschillende definities bleken te leven van de Scrum rollen en hun bijbehorende taken en verantwoordelijkheden. Niet weinig komen we bedrijven tegen die nog niet helemaal Agile durven te werken of het om andere redenen ‘half’ implementeren. Bijvoorbeeld door de functie van projectleider in stand te houden, terwijl die in een Agile team geen rol meer heeft en dan vaak in de weg gaat zitten bij het Agile project.

Wat is “Agile werken”?

In de wirwar van allerlei Agile stromingen is er meer recent ook de term “Agile werken” bijgekomen. Binnen het kader van agile werken wordt minder naar de structuur achter een project of samenwerking gekeken en richt men zich op de achterliggende menselijke samenwerking. Sommige partijen noemen dit ook wel de ‘Agile mindset’ en die omvat zaken als:

  • flexibele mindset
  • niet hiërarchisch leiderschap
  • vertrouwen
  • focus
  • open communicatie
  • zelf organiserende teams
  • (en meer)

Dit soort waarden zijn enerzijds essentieel in de samenwerking maar anderzijds lastig te implementeren zonder ook naar de structuur te kijken van organisaties en hun projecten. Je kan ‘vertrouwen’ of een ‘growth mindset’ niet opeens installeren in een samenwerking. Mogelijk zelfs dat het andersom werkt: door het implementeren van een agile of scrum raamwerk neemt onderling vertrouwen en open communicatie tussen de teamleden toe.

Omdat Agile werken meer een filosofie is dan een gesloten set van regels (zoals bijvoorbeeld in PRINCE2) is er veel ruimte om het op een eigen manier te doen. Dit kan ook leiden tot problemen. Neem bijvoorbeeld de uitspraken: ”wij hoeven niet te plannen want wij werken Agile” of “Agile is meer een houding en mindset dus we hoeven niet gestructureerd te werken”. Dit komen we regelmatig tegen maar je komt niet verder met je organisatie met een dergelijke uitspraak, eerder nog gebruik je dan Agile als excuus om niets te veranderen. Het is dan een excuus om je projecten helemaal maar niet te managen. Maar als je Agile goed toepast is het niet vrijblijvend en zeker meer dan alleen een mindset.

De belangrijkere onderliggende vraag bij keuze voor een werkwijze is: hoe willen wij ons project organiseren en welke afspraken maken we dan met elkaar over de aanpak? Agile is dan een van de mogelijkheden en dat kan mits goed gekozen en geïmplementeerd, veel voordelen bieden.

agile team is bezig met de planning

Agile planningssessie

Conclusie

Agile (werken) kan grote voordelen brengen in je organisatie. Projecten gaan vaak sneller en de motivatie van de deelnemers stijgt duidelijk. Agile toepassen moet vaak op maat gebeuren omdat elk project en elke organisatie weer anders in elkaar steekt. Let daarbij op voor pseudo-agile en verwarring als je niet duidelijk bent in je keuzes en definities. Projectteam en opdrachtgever moeten in ieder geval met elkaar besluiten wat Agile voor hun organisatie of project betekent voordat ze het gaan toepassen. In veel gevallen zijn de Scrum regels een mooi vertrekpunt.

Het advies aan organisaties en projectleiders is: leer wat de Agile aanpak betekent zodat je kan besluiten of en hoe je het kan gebruiken in je projecten (en hoe soms ook beter van niet). Kijk hier naar verder naar ons scholingsaanbod Scrum en Agile en neem vrijblijvend contact op als je met ons wilt nadenken over het toepassen van Agile binnen je organisatie.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Je kunt deze HTML tags en attributen gebruiken:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>