Het hanteren van de zes fasen schept overzicht in een project en maakt het daardoor beter bestuurbaar. Maar wat houdt die besturing van het project dan in?
Allereerst heeft een projectleider/projectteam te maken met de volgende ingrediënten:
1. Team
Er is een sprake van een projectteam, een groep mensen die het projectresultaat zal realiseren. De groep bestaat vaak uit mensen met verschillende achtergronden en inbreng van vaardigheden en kennis.
2. Doel
Er is een gewenst projectresultaat oftewel een doel. Na het uitvoeren van het project is er iets gerealiseerd. Er is een nieuw stuk software geschreven, er is een reorganisatie uitgevoerd of er is een brug gebouwd. Het projectdoel kan meer of minder vaag zijn en meer of minder vaststaan. Bij veel projecten moet het doel tijdens het project worden bijgesteld.
3. Beperkte middelen
Er is bij een project sprake van een beperkte hoeveelheid tijd en geld om het resultaat in te bereiken. Geen project is zonder enige mate van tijdsdruk.
4. Onzekerheid (risico’s)
Kenmerkend voor een project is dat het niet van tevoren vaststaat of het allemaal gaat lukken. Als het gewenste doel al bereikt wordt, is het daarnaast ook onzeker of dit zal lukken met het beschikbare budget of binnen de gestelde tijd.
Niet ongebruikelijk is dat een project drie maal zo lang duurt en twee maal zoveel kost dan oorspronkelijk begroot. Ook niet ongebruikelijk is dat aan het einde van het project van het oorspronkelijke team nog maar 30 % van de mensen meedoen.
Een projectmanager moet op een hoop zaken letten. Toch zijn er maar vijf parameters waarop de projectmanager zijn project stuurt:
Tijd
Geld
Kwaliteit
Organisatie
Informatie
Deze vijf parameters worden ook wel eens afgekort met de term GOKIT. Hieronder wordt de GOKIT nader toegelicht. De GOKIT komt terug in projectplannen, de voortgangsbewaking en de projectverantwoording.