In de filmbijlage van de volkskrant van 10 september j.l. stond een interessant interview met filmregisseur Werner Herzog. Hij claimt in dit inteview dat hij 60 films gemaakt heeft en dat al die films binnen de tijd en binnen het budget zijn gebleven. En soms waren zijn filmprojecten zelfs een paar dagen te vroeg af en leef hij (enkele miljoenen) onder budget. Hoe hij dat doet? Volgens eigen zeggen: “intelligente oplossingen, en een kleine crew”. Niet door er meer geld en mensen tegenaan te gooien. Interessant is ook dat hij niet met storyboards werkt maar alles ter plekke (van de opname) regelt en afmaakt. Vaak kon de crew al tegen de middag naar huis.

Deze aanpak doet me denken aan een van mijn leermeesters, toen ik zelf nog niet zo lang projectleider was. Hij was een van de weinige managers die liever met een klein team werkte dan een zo groot mogelijke afdeling. De cultuur van die organisatie schreef wel voor dat hoe meer mensen je ‘onder je had’ hoe meer status je genoot. Maar de leermeester genoot wel aanzien omdat hij (als een van de weinigen) dingen voor elkaar kreeg (het was een groot bedrijf). Het kleine team (waar ik deel van uit mocht maken) deed wat het moet doen, en we verloren weinig tijd aan vergaderen en het schrijven van uitgebreide plannen.

Ten tijde van de tweede wereldoorlog moest het ambtenaren apparaat in Engeland draaien met 50% minder mensen, omdat de andere 50% aan het vechten was in de wereld. Het bleek dat de overheid prima bleef functioneren. Nou wordt er bij de overheid niet uitsluitend projectmatig gewerkt, maar het gaat om het onderliggend principe van doelmatig organiseren en werken. Ook interessant is een onderzoek van IBM waaruit bleek dat projecten die een kortere doorlooptijd hadden, die snel afgemaakt werden, een betere kwaliteit eindproduct (software) leverden dan projecten waarbij uitgebreid de tijd genomen werd (om bijvoorbeeld allerlei kwaliteitszorg te regelen of heel lang alles door te denken).

Met andere woorden, de projectmanagement theorie klopt niet op dit punt. Toch blijft iedereen de driehoek van kwaliteit, tijd en geld leren in de opleidingen projectmanagement. Waar is de empirische onderbouwing? Laten we stoppen met deze boekenwijsheid en echt kijken wat een project binnen tijd en budget houdt.