Leren van fouten
Maar denk eens eerlijk na. De momenten in uw leven, tijdens of buiten een opleiding, dat u het meeste leerde,waren dat momenten dat het ‘foutloos’ ging, of momenten waar het (goed) misging? Ik heb het meeste geleerd tijdens momenten dat ik flinke fouten maakte.

Projecten die misgingen: de spiegel
Vanochtend kreeg ik onderstaand bericht in mijn email. En ik moet de organisatoren van dit symposium een compliment geven voor hun moed. Ik denk dat de bijeenkomst zeer leerzaam isvoor alle projectleiders, en in het bijzonder voor die werken in een culturele/creatieve omgeving.

Bericht:

• Voorbeeld van een projectplan voor een E portfolio in onderwijs context.
• Een plan van een project bij een gemeente
• Voorbeeld van een projectplan in de bouw en in de context van een consortium.
• Een ICT projectplan in Prince2 stijl
• Voorbeeld van een projectplan voor het invoeren van nieuwe wetten in een gebied
• Voorbeeld van een plan van aanpak voor het verkrijgen van de fair trade titel voor gemeentes

Niet alle van bovenstaande projectplannen zijn even volledig en goed geschreven, maar in elk van de bovenstaande voorbeelden zijn stukken (tekst) die goed als voorbeeld kunnen dienen. Uit de voorbeelden blijkt dat er veel diversiteit mogelijk is die allemaal goed is. Als je zelf twijfelt of je iets in je projectplan wilt schrijven hou je dan aan de stelregel dat er duidelijkheid moet zijn over de GOKIT factoren (tenzij je om politieke redenen juist geen transparantie wilt als projectleider of opdrachtgever). Er is natuurlijk veel meer te vinden, commerciële projectplannen zijn wat lastiger om aan te komen.  Zoek op woorden als: projecplan, PID (project initiatie document), PVA (plan van aanpak) en gebruik ook eens een andere zoekmachine dan Google. Succes met schrijven!

Een valkuil waar veel in gestapt wordt is dat een projectmedewerker (projectleider) denkt dat hij of zij het project er wel even bij kan doen of dat hij of zij het kan doen in een paar uurtjes per week. De projectleider vraagt dan aan de directie of een projectlid in de komende periode iets minder les kan geven zodat hij of zij tijd heeft voor het project.

Helaas, projecten doe je er zelden tot nooit ‘even’ bij. Bovendien is de inzet van mensen nooit gelijkmatig verdeeld tot zeg drie uur per week. Het is meer af en toe een week tot een maand full time en dan weer twee weken minder (of een dergelijk ritme).

Hoe wel een project aanpakken?

Ik zei al, nu, in de periode voor het roosteren van het volgende schooljaar, is het moment om je project goed voor te bereiden. Indien er een plan is waarin de werkpakketten en de belasting van mensen is uitgewerkt, zal de vraag aan de directie waarschijnlijk anders klinken. Dan blijkt (waarschijnlijk) dat projectleden (veel) meer tijd nodig hebben dan drie uur per week en dat ze dus veel minder lessen kunnen uitvoeren (als we ervan uitgaan dat de teamleden docenten zijn). Dit bericht moet natuurlijk bij de directie liggen, voordat de roosters voor het komende jaar gemaakt zijn. Misschien even schrikken dat een project zoveel tijd en inzet gaat kosten van docenten, maar als de directie het plan accepteert dan neemt de kans van slagen van het project meer dan exponentieel toe!