Over projectmanagement en projecten

Ik begeleid regelmatig projecten in het onderwijs. Want ook in het onderwijs is projectmatig werken steeds belangrijker. Al is het maar vanwege allerlei nieuwe (ICT gerelateerde) leermiddelen, de fusies en schaalvergroting en de diverse onderwijsvernieuwingen. Wanneer u een project gaat uitvoeren in het onderwijs in het komende schooljaar is dit moment (de zomer ervoor) het moment om het project een goede kans van slagen te geven.

Een valkuil waar veel in gestapt wordt is dat een projectmedewerker (projectleider) denkt dat hij of zij het project er wel even bij kan doen of dat hij of zij het kan doen in een paar uurtjes per week. De projectleider vraagt dan aan de directie of een projectlid in de komende periode iets minder les kan geven zodat hij of zij tijd heeft voor het project.

Helaas, projecten doe je er zelden tot nooit ‘even’ bij. Bovendien is de inzet van mensen nooit gelijkmatig verdeeld tot zeg drie uur per week. Het is meer af en toe een week tot een maand full time en dan weer twee weken minder (of een dergelijk ritme).

Hoe wel een project aanpakken?

Ik zei al, nu, in de periode voor het roosteren van het volgende schooljaar, is het moment om je project goed voor te bereiden. Indien er een plan is waarin de werkpakketten en de belasting van mensen is uitgewerkt, zal de vraag aan de directie waarschijnlijk anders klinken. Dan blijkt (waarschijnlijk) dat projectleden (veel) meer tijd nodig hebben dan drie uur per week en dat ze dus veel minder lessen kunnen uitvoeren (als we ervan uitgaan dat de teamleden docenten zijn). Dit bericht moet natuurlijk bij de directie liggen, voordat de roosters voor het komende jaar gemaakt zijn. Misschien even schrikken dat een project zoveel tijd en inzet gaat kosten van docenten, maar als de directie het plan accepteert dan neemt de kans van slagen van het project meer dan exponentieel toe!