Toen de dienstplicht er nog was voor alle mannen in Nederland, reed een van mijn vrienden op een tank bij de landmacht. Regelmatig deden ze mee aan trainingen en vaak wonnen ze de wedstrijden die de diverse NAVO landen met elkaar deden. De Amerikanen waren zowel verbaasd als bewonderend en vroegen dan aan de Nederlanders waarom ze zo vaak wonnen met de tanksimulaties. Het antwoord was: omdat we het niet altijd doen zoals het staat in het boekje!
Tweede voorbeeld:
Een andere vriend moet regelmatig projecten evalueren, bijvoorbeeld wederopbouw projecten in Bosnië. Hij zei me dat het probleem is dat de meeste projecten op papier altijd wel klopten, maar dat als je echt wilde weten of een project geslaagd was, dat je dan door het evaluatierapport heen moest lezen. Dat je eigenlijk met de mensen zelf moest gaan praten en ter plekke kijken. Je voelt het als het ware aan de sfeer of het project goed liep of niet.
Derde voorbeeld:
Een manager van een grote internationale winkelketen, was betrokken bij het beheren van een fonds voor goede doelen. Door dat fonds konden bijzondere projecten financiering krijgen. Hij was heel stellig over de selectie van die projecten: “als de mensen die het uitvoeren goed zijn, dan doe ik het. Een projectplan met heel veel tekst en berekeningen doet me niks.”
Met andere woorden, informele informatie is veel belangrijker dan de formele informatie (geld, tijd, kwaliteitskentallen, procedures). Het maakt niet uit of het gaat om de initiatie van een project, de sturing of de evaluatie na afloop. De echte informatie moet je tussen de kentallen inlezen. Daarom zijn de formele projectmanagement methodes (de kenner weet welke ik bedoel) vaak geen verbetering tegenover het team dat ‘uit de losse pols’ zijn project doet!